Jestem przedsiębiorcą i pracuję w domu, rzadziej w biurze i wiem jak czasem trudno samemu zorganizować sobie czas i pracę, szczególnie na początku. Między innymi o tym także piszę bloga www.ewahes.hess-designers.eu Rzecz jasna można tam znaleźć także to co mnie inspiruje przy pracy, bo projektuję tak jak tu – www.hess-designers.eu albo tu www.wzordobry.hess-designers.eu

 Dawno temu miałam poważny problem, by skupić się na czymś co nie było atrakcyjne do zrobienia, więc zaczynałam robić wówczas coś co było. W efekcie miałam mnóstwo pomysłów na nowe wzory, ale projekty przeznaczone do zrobienia już na czysto leżały i czekały na ostatnią chwilę. Wybierając w ten sposób priorytety ciężko dojść do wyznaczonego celu, bo wybieranie zadań na podstawie własnej przyjemności to droga donikąd, zatrzymanie się w miejscu. Dlatego po jakimś czasie z wyrzutami sumienia znów wracałam do robienia rzeczy ważnej, a nie przyjemnej. Moje skupienie było zerowe, a zadania wykonane na niskim poziomie. Dlaczego? Bo rozpraszały mnie wpadające bez przerwy pomysły i rozwiązania nowych wzorów, przez co nie mogłam się skupić na opracowaniu i wykończeniu starych Rozpoczęłam pracę na etacie i już było lepiej, bo byłam zależna od innych i nie mogłam sobie już tak łatwo wybierać zadań. Gdy zaczęłam pracować na swoim walka z moim szybkim rozpraszaniem się była codziennością. Dawałam sobie radę, ale czasem było bardzo źle. Nawet nie to, że byłam wielozadaniowa, po prostu większość z nas wolałaby sobie porysować nowe pomysły niż robić przelew do ZUSu. Wiedziałam, że muszę jak najszybciej coś z tym zrobić.

Z pomocą przyszła mi technika pomodoro, którą wymyślił Francisco Cirillo. Wydaje się bardzo prosta i jej podstawy wyglądają tak:

  • Narzędzia: stoper, telefon, minutnik lub cokolwiek odliczającego czas i opcjonalnie kartka i ołówek.
  • Pomidorek: to jednostka czasu. Jeden pomidor to równowartość 25 minut. Nastaw sobie czasomierz na 25 minut i przez ten czas nie rób nic innego oprócz zadania, które masz do zrobienia. Całkowicie nic – nie zaglądasz na pocztę, na facebooka, twitter nie ćwierka, telefon nie dzwoni. Nic! Jesteś tylko Ty i zadanie.
  • Przerwa:Po takim 25-minutowym bloku, robisz sobie przerwę. Najlepiej zmień miejsce, wstań, jeśli siedziałaś, zrób cokolwiek innego. Możesz się też nagrodzić jakimś drobiazgiem, ale z tym uważaj, będzie z resztą o nagrodach w dalszej części.  Po przerwie wracasz do następnego zadania i następnego pomidorowego bloku czasowego.
  • Długa przerwa: Tą się nagradzasz dopiero jak wykonasz cztery lub pięć pomidorków. Trwa od 15 do 20 minut.

Trzy zasady:

  1. Podczas jednego pomidora nie robisz nic innego, oprócz danego zadania.
  2. Jeśli wiesz, że jakieś zadanie będzie trwało dłużej niż 25 minut, podziel je na kawałki. Lepiej na mniejsze niż takie, które ledwo się mieszczą w jednym pomidorku.
  3. Jeśli coś trwa krócej niż 25 minut, albo uporałaś się z czymś szybciej nigdy nie rób sobie wcześniejszej przerwy. Zacznij po prostu następne zadanie, albo dołóż coś małego. Ja to nazywam bazyliami, o których zaraz także będzie.

     Jeśli to Twój pierwszy raz, spróbuj na początek tak popracować “zjadając” dwa pomidorki dziennie i stopniowo zwiększaj, aż znajdziesz najbardziej optymalną liczbę.

Nie podpowiem Ci tempa w jakim powinno się dokładać nowe pomidorki, bo jest to kwestia indywidualna. Metoda ma sens, jeśli zaczniesz traktować ją jako nawyk, więc próbuj małymi kroczkami.
Listy zadań z podziałem na ilość pomidorów na zadanie zacznij robić dopiero po jakimś czasie, gdy dziennie będzie Ci ich wychodzić już kilka.

Nagrody – bardzo przyjemna rzecz, która potrafi czasem wszystko zepsuć, ale uważam, że dobrze dobrane motywują do zabierania się za zadań, których nie lubimy.

Jeśli jesteś początkującym pomidorkożercą  nie nagradzaj się rzeczami, które mogą sprawiać Ci problem z powrotem do pracy, nie wchodź na Facebooka,  YouTube, czy Instagram jeśli wiesz, że na pewno na 5 minutach się nie skończy. Dobrze wybrana nagroda to taka, która ma początek i koniec i nie trwa dłużej niż 5 minut. Otwórz okno zrób parę ćwiczeń rozluźniających i wróć, gdy zadzwoni Twój czasomierz. W przerwie można sobie także zrobić coś co stanie się nagrodą, np. kawę czy ulubioną herbatę, która uprzyjemni następne zadanie. Dobra rzecz, bo przecież nie można gotować na nią wody w nieskończoność. To samo tyczy się 25 minutowej przerwy. Na początku nigdy nie przekraczaj wyznaczonego czasu przerw. W tym wszystkim pamiętaj, że jeśli już się nagradzasz, niech będzie to proporcjonalne do Twojego wysiłku i niech będzie to tylko jedna rzecz. Pamiętaj o regule 5 minut – po wydłużonej przerwie ciężko by było wrócić do następnego zadania.

Zepsuty pomidorek – niestety zdarzają się. Jeśli w trakcie zadania coś Cię oderwie od pracy, zapisz jak najszybciej tą rzecz na potem i powróć do zaczętego zadania. Czasem klient zadzwoni, albo ktoś przyjdzie z pytaniem,  to jeszcze nic strasznego, ale staraj się nie mieć takich zaskoczeń. Bądź asertywna i powiedz, że zajmiesz się tym potem. Jeśli jednak musisz podjąć jakieś kroki od razu, to pomidorek nawet jeśli był w połowie uznaj za zepsuty i w takim przypadku sięgnij po niego jeszcze raz.

     Jeśli już trochę zasmakowałaś w pomidorach i radzisz sobie całkiem nieźle. Możesz nie zwracać uwagi na czas, tylko po prostu zrób sobie małą przerwę i zrób coś innego, co może trwać około 5 minut i ma dokładny koniec. Ja zaglądam na facebooka, albo na pocztę, ale tylko w określonym celu. Nie przesuwam tablicy. Jeśli coś tam jest pilnego i ważnego a wiem, że trochę potrwa zostawiam sobie to np. na bazylię, o której będzie poniżej.  W wersji dla trochę bardziej zaawansowanych jest jeszcze:

Lista zadań – do tego potrzebna jest właśnie kartka i coś do pisania. Rozpisujesz listę zadań tak jak to zwykle robisz, ale do każdego zadania dorysuj ilość pomidorków, albo rozpisz je na podzadania by każde z nich wychodziło na jeden pomidorek nie więcej. Zaznacz jedno najważniejsze i najtrudniejsze zadanie razem z podzadaniami jeśli ma. Potem dwa mniejsze. Zawsze zaczynaj od najtrudniejszego po najłatwiejsze i najmniej pilne.  Narysuj sobie kółeczka symbolizujące pomidorki w rzędzie, będzie Ci łatwiej zobaczyć jak wyglądał Twój dzień z pomidorami i czy udało Ci się je zebrać wszystkie.

Bazylia  – to takie  małe zadania, które trzeba zrobić, ale są krótkie. Np. odpisanie na maila, telefon do klienta itp. Uważaj jednak i nie myl ich z nagrodami. Sprawdzenie co słychać na ulubionej grupie nie jest zadaniem, albo telefon do koleżanki by się umówić na spotkanie też nim nie jest. Ale odpowiedzenie na wiadomość klientowi już jak najbardziej tak, a przecież całego pomodoro nie zajmie. Takie bazylie zapisuję sobie pod listą zadań w rządku, ale bez podziału na pomidorki i zawsze ze znaczkiem określającym rodzaj zadania (np. telefon to słuchawka, małpka to mail i tak dalej). Do czego są potrzebne? Do tego, że gdy jakieś zadanie skończysz wcześniej, żeby nie tracić czasu lub nie przerywać sobie następnego w połowie, dodajesz sobie taką jedną bazylię do końca pomidora.

Sałatka z pomidorów – czyli ilość założonych pomidorków dziennie. Jak już się wdrożysz to możesz założyć sobie dokładną ilość tych zrobionych nie zepsutych. Zepsute też możesz zaznaczać np. skreśleniem. Na zakończenie zrób sobie podsumowanie, policz je i sprawdź dlaczego niektóre z nich są zepsute, kiedy było Ci się najłatwiej skupić. Zapisz to, wtedy sama dowiesz się tego, co najbardziej Cię rozprasza i co powinnaś wyeliminować, także tego w jakich porach dnia jesteś najbardziej skupiona.

Na początek to tyle! Miłego pomidorowania 🙂

A na koniec ciekawe aplikacje:

http://www.tomighty.org/

http://tomato-timer.com/

http://www.moosti.com/

I na androida:

https://play.google.com/store/apps/details?id=net.phlam.android.clockworktomato

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.dacer.simplepomodoro

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.wlxd.pomochallenge

Ostatnia z nich kozacka jest 😉

 

Przeczytaj również

4 narzędzia zarządzania czasem, których nie miał B... Czy pamiętacie uroczego białego królika z "Alicji w Krainie Czarów"? Ów roztrzepany jegomość wiecznie się gdzieś spieszył, a raz nawet zapomniał z dom...
Do tanga trzeba dwojga, czyli pierwsze kroki z pla... Tak. Przyznaję. Jestem uzależniona od swojego plannera. Jest on przedłużeniem mojej kory mózgowej, a dokładnie płatów czołowego i ciemieniowego, które...
8 RAD JAK WYTRWAĆ W POSTANOWIENIACH NOWOROCZNYCH Postanowienia noworoczne to najgorętszy styczniowy temat. Rozpoczęcie nowego roku skłania do refleksji jaki był miniony rok i co osiągnęliśmy. Te ro...
Tip Of The Month: Zoptymalizuj sen! Dzisiaj mam dla Ciebie praktyczną poradę: zoptymalizuj sen! Czy można zoptymalizować sen? Jak się okazuje - można! Każdy jest inny. Różnimy się stanem...