Ostatnio jedna z czytelniczek zapytała mnie: Czy aby być efektywną, naprawdę wszystko muszę planować?* Otóż nie. A nawet powiem więcej: są zadania, na których planowanie, absolutnie nie powinnaś marnować czasu!

W dużym uproszczeniu ludzi można podzielić na dwie kategorie „Wyznawców Produktywności” i „Czcicieli Spontanu”.

Ci pierwsi są skoncentrowani na efektywności, mają systemy, narzędzia, tabelki i tysiące list na każdą okazję, a to wszystko kodowane kolorystycznie i oznaczane specjalnymi znacznikami w zależności od stopnia wykonania. Wyznawcy Produktywności wszystko robią w określonej kolejności i – jak zapewne się domyślasz – doprowadzają sprawy do końca.

Czciciele Spontanu, dla odmiany, nie pamiętają gdzie postawili kubek z kawą, albo gdzie zaparkowali samochód, często nawet nie wiedzą czym jest lista rzeczy do wykonania (To Do), nie prowadzą kalendarza, obce są im pojęcia: harmonogram prac, lub dnia, a mimo to osiągają rezultaty.

Ustalmy jedno: są ludzie, którym planowanie przychodzi łatwo. Taki „gen planowania” mają najczęściej osoby z wysokim poziomem unikania niepewności (UAI) i silną potrzebą kontroli. Dla nich planowanie jest jednym z mechanizmów obronnych, bowiem brak wizji przyszłości i planu może u nich powodować dyskomfort, a nawet frustrację i lęk.

Planowanie najtrudniej przychodzi osobom kreatywnym, niezdecydowanym i nie przywiązującym wagi do szczegółów. Brak decyzyjności powoduje, że często trudno jest im wybrać priorytety, działają chaotycznie, bo ani za bardzo nie wiedzą do czego dążą, ani nie przywiązują szczególnej wagi do jakości ostatecznego rezultatu.

Planowania można się jednak nauczyć, wyrabiając w sobie pewne nawyki, np. nawyk sporządzania listy zadań, nawyk korzystania z kalendarza itp.

Czy, więc lepiej być zorganizowanym i skupionym na swoim celu jak ninja, czy lepiej rzucić się w wir wydarzeń i dać ponieść się prądowi życia?

 

Działanie oparte na strategicznym planowaniu i systemach

Całą idea planowania, opartego na strategii i systemach polega na tym, że cele są osiągane za sprawą zwiększonej produktywności, szczegółowemu planowaniu i egzekwowaniu tych planów. Oznacza, to że kiedy jest jakieś zadanie do wykonania, to siadasz, planujesz, wykonujesz, a następnie (w przypadku czynności powtarzalnych) analizujesz i udoskonalasz system. To świetna strategia dla wielu zadań, ale nie sprawdza się w każdym przypadku. Największy kłopot ze strategicznym planowaniem jest oczywisty – może zablokować Cię paraliż analityczny i skończysz zużywając cały swój czas na organizowanie, reorganizowanie, sortowanie, spisywanie list, planowanie i układanie harmonogramów.

 

Używanie systemów sprawdza się świetnie w takich przypadkach jak:

  • Złożone powtarzalne zadania, które już procesowałaś i wiesz, że można je usprawnić.

Jeśli wiesz, ze będziesz coś wykonywać cyklicznie, to warto poświęcić czas na wymyślenie narzędzi, które przyśpieszą tę czynność.

  • Zarządzanie projektami

Projekty najczęściej związane są z pracą całego zespołu, która musi zostać wykonana w nieprzekraczalnym terminie, dlatego warto zaplanować kto czym i do kiedy ma się zająć

  • Ważne wydarzenia cykliczne

W natłoku pracy bardzo łatwo jest zapomnieć o takich przyziemnych sprawach jak opłacenie rachunków, czy o ważnych wydarzeniach rodzinnych: urodzinach, czy rocznicach. Receptą na to są odpowiednie narzędzie (kalendarz) i system (np. taki rytuał, który spowoduje, że będziesz zaglądać do kalendarza).

 

Ale są też sprawy do których systemy zarządzania zadaniami się nie nadają: 

  • Sytuacje społeczne

Jeśli nie jesteś dobra w kontaktach z innymi ludźmi, to jedynym co jesteś w stanie zaplanować jest to jak do kogoś podejdziesz i zagaisz. Niestety całej rozmowy, zaplanować się nie da.

  • Kreatywność i innowacyjność

Trudno jest przeprowadzać burzę mózgów według planu.

  • Cokolwiek co ma nieokreśloną złożoność

Nie da się przygotować narzędzia dla zadania, które może się rozwinąć w każdym możliwym kierunku.

 

Działanie spontaniczne

Działanie spontanicznie pozbawione jest jakichkolwiek znamion planowania. To czysty żywioł. Jeśli jest jakieś zadanie, to nie poddajesz go żadnej analizie, po prostu siadasz i je robisz. Jak to możliwe, że osoby działające chaotycznie też mają rezultaty? Najprościej wytłumaczyć to tym, że po prostu istnieją zadania, przy których lepiej sprawdza się natychmiastowe działanie.

 

Spontaniczne działanie najlepiej sprawdza się, gdy:

  • Nie wiesz dokładnie jak ma wyglądać efekt końcowy

Jeśli tak właściwie nie wiesz do czego dążysz, to zacznij od CZEGOŚ, od małych kroczków w kierunku celu. Po drodze, kiedy zbierzesz więcej danych, możesz korygować kurs.

  • Sytuacje społeczne

Sytuacje społeczne są nieprzewidywalne, dlatego nie ma co planować. Tutaj liczy się szybkość reakcji.

  • Nie czujesz inspiracji do działania

Tutaj również sprawdzi się metoda małych kroczków.

 

Spontaniczne działanie na ogół szkodzi:

  • Zadaniom, w których detale są ważne

Jeśli liczą się szczegóły, warto dopracować każdy etap i przewidzieć czas na sprawdzanie poprawności wyników.

  • Pracy zespołowej

Jeśli nie chcesz by kilka osób wykonywało tę samą pracę i zależy Ci na terminowym ukończeniu zadania, niezbędny będzie czas na rozdzielenie prac, a może nawet spotkania dotyczące statusu spraw i burze mózgu.

 

Co dalej?

Do tej pory nakreśliłam, w jaki sposób działać w zależności od rodzaju zadania, czy sytuacji. Rzeczywistość jest taka, że aby efektywnie nawigować przez życie, potrzebujesz kombinacji obu tych podejść. Czasem lepiej nic nie planować i zobaczyć, gdzie nas sprawy doprowadzą. Podczas, gdy w innych przypadkach bardziej opłaca się poświęcić czas na zaplanowanie wszystkich, lub przynajmniej części działań. Użycie niewłaściwego podejścia może owocować zmarnowanymi godzinami, albo nawet dniami oraz prowadzić do frustracji i zniechęcenia.

Na ogół ludzie działają dosyć intuicyjnie i ta intuicja ich nie zawodzi, ale bywają momenty kiedy człowiek czuje, że utknął. Wtedy warto zmienić strategię. Jeśli do tej pory działałaś zgodnie z planem: porzuć go i zacznij robić to co czujesz, że powinnaś zrobić; Jeśli zaś działałaś spontanicznie: chwyć kartkę i rozpisz plan.

I pamiętaj, że używanie systemów i spontaniczne działanie wcale się nie wykluczają. Spontaniczność może być przecież elementem planu, np. jednym z etapów szczegółowo rozpisanego projektu może być godzinna burza mózgów.

 

Z którym sposobem działania bardziej się utożsamiasz?

 

 

 

*Treść pytania opublikowana za zgodą autorki wiadomości.

 

Przeczytaj również

NA POCZĄTKU BYŁ CHAOS… Wiecznie zajęta. Zestresowana. Przytłoczona ogromem obowiązków. Czy któreś z tych określeń opisuje Ciebie? Tak właśnie się czułam po urodzeniu dziecka...
15 SKUTECZNYCH SPOSOBÓW NA POKONANIE PROKRASTYNACJ...   Prokrastynacja (z łac. procrastinatio) – pod tą enigmatyczna nazwą kryje się coś co zna każdy z nas, coś tak naturalnego jak oddychanie i powsz...
TIP OF THE MONTH: DELEGUJ!     Czy zdarza Ci się odczuwać przytłoczenie ilością zadań? Czy masz czasem wrażenie, że to wszystko Cię przerasta i nie wiesz od czego zac...
10 rzeczy, które robię przed urlopem Kiedyś ostatni dzień pracy przed urlopem był dla mnie pełen stresu: w ciągu ośmiu godzin próbowałam pozamykać wszystkie niedokończone sprawy. Finał by...