Chyba każdy wie czym jest lista zadań i podejrzewam, że większość osób taką ma. Dłuższa lub krótsza, na kartce, czy w telefonie, ale jest. I może myślisz, że sam fakt posiadania listy zadań czyni Cię pogromcą projektów? Nic bardziej mylnego, bowiem mieć, nie znaczy umieć się posługiwać.

To jak działamy, jaka lista zadań będzie najskuteczniejsza dla ich realizacji, to czysta psychologia. Pracując nad projektem odświeżenia marki, który właśnie finalizuję, miałam okazję przyjrzeć się systemom zarządzania zadaniami kilku podwykonawców. To co zobaczyłam przekonało mnie o konieczności napisania tekstu na temat systemów zarządzania zadaniami. Kiedy kupujesz nowy telefon masz do niego załączoną instrukcję obsługi, która, krok po kroku uczy Cię korzystać z tego urządzenia. Mama pewnie wiele razy mówiła Ci „zapisz sobie co masz zrobić”, ale czy kiedykolwiek nauczyła Cię korzystać z narzędzia jakim jest lista zadań?

Ani moja mama, ani nauczyciele mnie tego nie nauczyli. O tym jak powinien wyglądać skuteczny system zarządzania zadaniami wydedukowałam studiując psychologię, czytając wyniki badań oraz testując różne rozwiązania na sobie samej.

Dzisiejszy tekst jest więc niczym instrukcja obsługi, którą każdy człowiek powinien otrzymać już w szkole podstawowej.

DLACZEGO EFEKTYWNE ZARZĄDZANIE ZADANIAMI JEST WAŻNE

Umiejętność efektywnego zarządzania zadaniami jest niezwykle ważna. Bowiem bez sprecyzowanej listy zadań  nie można podjąć ukierunkowanych na cel działań.

Lista zadań pomaga podjąć decyzję o tym co jest ważne i co powinnaś zrobić, aby osiągnąć zamierzony cel. Wywołuje ona poczucie współodpowiedzialności: odpowiadasz sama przed sobą za efekty swojej pracy i tego jak spędziłaś każdą godzinę swojego dnia.

Oto 3 proste sposoby (analogowy, cyfrowy, cyfrowy – aplikacje) na zarządzanie listą zadań (zarządzanie zadaniami). To wszystko są systemy , które przetestowałam na przestrzeni kilku lat i z czystym sumieniem je rekomenduję.

1
Analogowe Zarządzanie zadaniami

Papier i ołówek to najprostsza forma zarządzania zadaniami i jednocześnie, jak wynika z moich obserwacji, najczęściej stosowana.

Największy problem papieru i ołówka, to to, że większość ludzi buduje system zarządzania zadaniami, po czym przestają działać w tym systemie, bo nie mają na to czasu – taki paradoks. Dlatego właśnie efektywny system musi być maksymalnie prosty i dostosowany do naszego życia i sposobu działania.

ZALETY:

Zalet używania papieru jest wiele. Przede wszystkim jest to proste i tanie– nie musisz się znać na technologiach, ani mieć pieniędzy na nowoczesne rozwiązania.

Metoda analogowa daje też dużą elastyczność w kwestii wyglądu zapisków: możesz używać ulubionego zeszytu i kolorowych flamastrów, możesz pisać, albo rysować.

WADY:

Największą wadą rozwiązań analogowych jest to, że nie wykonane zadania musisz przenosić do kolejnego dnia ręcznie, czyli najzwyczajniej w świecie przepisywać.

WYKONANIE:

Jeśli zdecydowałaś się na analogowy system zarządzania zadaniami potrzebne Ci będą:

  • Papier – najlepiej w formie notatnika. Rozmiar notesu oraz to, czy będzie miał strony w kropki, linie, kratkę, czy czyste zależy tylko i wyłącznie od Twoich preferencji.
  • Pisaki w co najmniej 2 różnych kolorach – mogą to być długopisy, żelopisy, cienkopisy – cokolwiek sobie wymarzysz. Miej na uwadze, że jednym kolorem, będziesz wszystko zapisywać, a drugiego będziesz używać tylko do wyróżniania (podkreślania) ważnych treści. Jeśli lubisz kodować kolorami, to przygotuj więcej kolorów.
  • Karteczki samoprzylepne typu post-it.

Jeśli już zaopatrzyłaś się w te przybory możesz zaczynać tworzenie swojego systemu zarządzania zadaniami.

Zacznij od przygotowania listy zadań:

  1. Zapisz wszystko co masz do zrobienia, wszystkie pomysły, wszystko to co wydaje Ci się ważne. To może być lista zakupów spożywczych, data kontroli lekarskiej, telefon z życzeniami urodzinowymi przyjaciółki.
  1. To co powstanie może Cię trochę przerazić: długa lista nieskategoryzowanych zadań i myśli. Dlatego kolejnym krokiem będzie podzielenie tej listy na 3 kategorie: zadania, spotkania i informacje.

 

  1. Spotkania wpisz do kalendarza.
    Informacje umieść tam, gdzie przechowujesz określone notatki.  To może być segregator, system folderów, czy notatnik.
    Zadania natomiast są tym, czemu poświęcimy teraz najwięcej uwagi.

 

  1. Weź listę zadań i zacznij je porządkować od najpilniejszego (numer 1) na tę chwilę. Jeśli lubisz pracować w blokach tematycznych, to możesz dopisać do zadań informację jakiego projektu dotyczą.

I gotowe!

Teraz, kiedy już masz swoją listę zadań, nadszedł czas by nauczyć się z niej efektywnie korzystać:

  1. Powinnaś mieć dwie listy: listę zadań „na już”, czyli priorytety oraz listę pozostałych zadań (lista bazowa).

Każdego dnia na nowej stronie swojego notesu zapisz aktualną datę i wypisz wszystkie zadania, które musisz koniecznie wykonać dzisiaj, których termin wykonania już minął  lub muszą być ukończone w ciągu paru najbliższych dni. Czas nie jest z gumy dlatego najlepiej ogranicz się do 3-5 priorytetów. Twoim celem jest wykonanie ich danego dnia, dlatego nie chcemy tej listy przeładować. Chodzi bowiem, o to, by na koniec dnia mieć poczucie satysfakcji ze zrealizowanego celu, a nie frustrować się, że się nie udało. 3-5 zadań wystarczy. Nie zakładaj nierealnych celów, bo nie jesteś nadczłowiekiem, a życie ma tendencje do zaskakiwania nas nieoczekiwanymi komplikacjami – miej więc przestrzeń w ciągu swojego dnia pracy na radzenie sobie z tymi niespodziankami.

  1. Pozostałe zadania zostawiasz na bazowej liście, którą możesz trzymać w osobnym notesie lub na innej stronie tego samego zeszytu. Grunt to oddzielić priorytety danego dnia, od pozostałych zadań. O ile bowiem priorytety można określić jako „must have” (muszą zostać wykonane), pozostałe zadania są „nice to have” (miło by było jakby się udało je wykonać, ale nie są one na dzień dzisiejszy kluczowe). Kiedy pracujesz nad swoimi priorytetami nie powinny Cię rozpraszać pozostałe zadania. Wyobraź sobie, że MUSISZ skończyć dzisiaj prezentację na nielubiany temat. Tymczasem na liście bazowej jest wykonanie telefonu do ulubionego klienta. Ludzki mózg lubi szybkie nagrody, więc z pewnością skusiłby się na wykonie telefonu, który może poczekać, zamiast dokończyć pilną prezentację. Inny przykład negatywnego wpływu trzymania listy wszystkich zadań na widoku, to paraliżujące poczucie przytłoczenia liczba zadań. Pomórz sobie: usuń pokusy i źródło potencjalnego stresu, trzymając bazową listę zadań schowaną.
  1. Po wybraniu najważniejszych zadań dnia (patrz punk 1) przyszedł czas na realizację. Bierzesz się za zadanie numer 1 i robisz je, aż do zakończenia. Potem przechodzisz do numeru 2 itd.
  1. Zakończone zadanie możesz odhaczyć w dowolny sposób. Osobiście zaznaczam takie zadanie zielonym zakreślaczem. Nie polecam kompletnego zamazywania zadania (tak że nie da się tego przeczytać), ponieważ w ferworze pracy możesz nie pamiętać, czy już coś zrobiłaś. Jeśli wykonane zadanie przekreślisz jedną linią, zakreślisz, lub odhaczysz, to jesteś w stanie prześledzić co i kiedy zostało wykonane.
  1. Jeśli w czasie pracy wpadnie Ci do głowy jakiś pomysł, lub nowe zadanie zapisz to na karteczce samoprzylepnej i wróć do wykonywanego zadania. Jeśli zanotowałaś nowe zadanie, które ma wyższy priorytet od pozostałych na Twojej liście na dzisiaj, to zacznij je robić. W pozostałych przypadkach karteczkami zajmiesz się na koniec dnia.

Jeśli nowe zadanie zajmie Ci mniej niż 2 minuty, zrób je od razu. Nie wpisuj tego na karteczkę, a już z pewnością nie umieszczaj tego na liście zadań. Ta reguła pilnuje, by Twoja lista nie spuchła do gargantuicznych rozmiarów.

  1. Na koniec dnia przejrzyj post-it’y i przepisz ich zawartość w odpowiednie miejsca np. informację o spotkaniu wpisz do kalendarza, a zadanie zapisz na bazowej liście.

Przenieś wszystkie niewykonane priorytety, na kolejny dzień. To dobry moment na chwilę refleksji i zastanowienie się dlaczego nie udało się wszystkiego zrealizować? Może wzięłaś na siebie za dużo?

Jeśli w ciągu dnia zrealizujesz wszystkie zadania z listy „na już”, to sięgnij po listę bazową i wybierz z niej dodatkowe zadanie.

  1. Następnego dnia do przepisanych z poprzedniego dnia niewykonanych zadań dopisz kolejne zadania wybrane z listy bazowej – pamiętaj, by zadań było nie więcej niż 5. I tak codziennie powtarzasz ten sam proces.

2
Cyfrowe zarządzanie zadaniami – komputer

Zarządzanie zadaniami może się również odbywać w bardziej zautomatyzowanej formie.

ZALETY:

Możliwość, kopiowania zadań jednym kliknięciem myszki oraz priorytetyzowanie poprzez przenoszenie zadań na górę listy.

WADY:

Ten rodzaj cyfrowego systemu raczej nie nadaje się do zadań, których nie wykonujesz przy komputerze. Nie sprawdzi się więc w zarządzaniu zadaniami domowymi, czy w zawodach wykonywanych w ruchu (praca na kuchni, prace fizyczne lub w terenie).

WYKONANIE:

Co do zasady jest to wciąż ten sam system, co opisany powyżej, lecz zmianie ulega narzędzie: informacje możesz przechowywać zamiast w segregatorze, to w folderze na komputerze.

Tak samo jak w przypadku systemu analogowego zaczynasz od przygotowania listy zadań. Sposób postępowania jest identyczny jak przy metodzie papieru i ołówka tyle, że tym razem zapisujesz wszystko w dokumencie tekstowym na komputerze. Możliwości edycji dokumentu, pozwalają Ci w tym przypadku nie tyle nadawać priorytet poprzez dopisanie cyfry lecz możesz najważniejsze zadanie przenieść na górę strony.

Największe różnice pojawiają się dopiero w użytkowaniu systemu.

  1. Każdego dnia tworzysz nowy dokument Nazwa pliku powinna być datą.
  1. Listę priorytetów (3-5 zadań) umieszczasz u góry strony w kolejności od najpilniejszego.

Listę bazową możesz trzymać w tym samym dokumencie, ale na kolejnej stronie, lub ewentualnie w osobnym pliku.

Przypominam, że ideą trzymania pozostałych zadań na osobnej liście jest uniknięcie rozproszenia i stresu. Trudno bowiem się skupić kiedy kątem oka zerkasz na to ile jeszcze masz do zrobienia, albo nie wybrać z listy zadania, które może poczekać lecz wydaje się przyjemniejsze niż priorytety.

  1. Przez cały dzień realizujesz wybrane priorytety. Zrealizowane zadania zmień na czcionkę z przekreśleniem.
  1. Notatki z nowymi zadaniami zamiast na post-itach możesz robić u dołu pierwszej strony dokumentu.
  1. Na koniec dnia użyj funkcji „zapisz jako” i wpisz kolejną datę jako nazwę dokumentu. Notatki robione u dołu pierwszej strony przenieś w odpowiednie miejsca.

3
Cyfrowe zarządzanie zadaniami – aplikacje (TRELLO)

Cyfrowo możesz zarządzać zadaniami nie tylko na komputerze. Możesz również użyć aplikacji. W ten sposób korzystasz z błogosławieństwa automatyzacji i jednocześnie eliminujesz wadę poprzednio omówionego systemu, czyli brak jego mobilności. Ponieważ istnieje wiele aplikacji i różnią się one funkcjonalnością, dla potrzeb tego artykułu skupię się na Trello.

ZALETY:

Możliwość, kopiowania zadań jednym kliknięciem myszki, priorytetyzowanie poprzez przenoszenie kart zadań na górę listy, udostępnianie tablic innym użytkownikom, można używać na komputerze i na telefonie.

WADY:

Trzeba lubić nowe technologie. Dostęp do historii naszej pracy jest, według mnie, trochę bardziej skomplikowany niż w poprzednich metodach. Sięganie po telefon może budzić pokusę zajrzenia do mediów społecznościowych.

WYKONANIE:

Jak zwykle zaczynamy od przygotowania listy zadań:

  1. Utwórz w Trello nową tablicę, np. zarządzanie zadaniami.
  1. Dodaj na tej tablicy nową listę o nazwie „lista zadań”.
  1. Teraz tak jak w systemie analogowym spisz wszystkie zadania, które przyjdą Ci go głowy – jedno zadanie to jedna karta na liście.

Jeśli masz zapisaną listę zadań w dokumencie tekstowym to możesz ją skopiować do karty na liście w Trello, a Trello rozdzieli zadania na poszczególne karty.

Teraz możesz już przejść do działania:

  1. Utwórz na tablicy „zarządzanie zadaniami” nową listę o nazwie „notatki”. Zastąpi ona post-it’y.
  1. Utwórz na tablicy „zarządzanie zadaniami” nową listę, z dzisiejszą datą w nazwie.
  1. Przeciągnij na tę listę 3-5 zadań priorytetowych z listy zadań.
  1. Zacznij realizować priorytety. Zadania wykonane możesz oznaczyć wybranym kolorem etykiety.
  1. Zadania i informacje, które wpadną w ciągu dnia zapisuj na liście „notatki”. Jedna notatka to jedna karta.
  1. Na koniec dnia skopiuj całą listę z datą jako nazwą i zmień nazwę na datę kolejnego dnia.

Jeśli wśród notatek znajdują się zadania, przenieś je na listę zadań. Spotkania przepisz do kalendarza, a informacje włóż do segregatora, notesu lub innego miejsca, w którym przechowujesz takie materiały.

  1. Listę zakończonego dnia możesz zarchiwizować.
  1. Do listy z nową datą dodaj priorytety i powtórz cały proces od początku.

DELEGOWANIE

Pamiętaj, że nie musisz robić wszystkich zadań sama. Jeśli coś komuś delegowałaś, to powinnaś to zadanie monitorować. Dlatego warto by z listą zadań mieć też listę delegowanych zadań. Każde delegowane zadanie powinno mieć przypisany deadline, który ustaliłaś z osobą wykonującą tę czynność. Widząc zbliżający się termin delegowanego zadania, do listy priorytetów możesz też dorzucić dopytanie tej osoby, czy wszystko jest na właściwym torze.

W przypadku systemu analogowego, zadania delegowane powinny być trzymane na osobnej liście – tak jak bazowa lista zadań (np. w innym notesie lub na końcu zeszytu).

Jeśli zarządzasz zadaniami za pośrednictwem komputera i plików tekstowych, najlepszym miejscem na zadania delegowane jest kolejna strona dokumentu.

Zaś w przypadku Trello, stwórz na tej samej tablicy nową listę, do której będziesz dopisywać delegowane zadania wraz z terminem wykonania.

 

DLACZEGO POLECAM SYSTEM ANALOGOWY

Testowałam na sobie i rozwijałam, każdy z opisanych systemów, jednak najbardziej odpowiada mi metoda analogowa. Nie chodzi tylko o to, że lubię kontakt z papierem i odręczne zapiski. Zauważyłam, że system papierowy powoduje, że mniej się rozpraszam.

Z przeprowadzonych wywiadów dowiedziałam się, że nie tylko ja mam ten problem. Osoby, z którymi rozmawiałam również przyznały, że kiedy poprosiłam je o testowanie na telefonie aplikacji do zarządzania zadaniami, sięgając po telefon w celu sprawdzenia zadań, zamiast tego zaglądały na instagram, lub czytały nowe wiadomości.

Zarządzanie zadaniami na komputerze wiązało się z podobnym problemem – w tym przypadku najczęściej wymieniano jako rozproszenie Internet w tym zakupy w sklepach on-line, youtube oraz pocztę elektroniczną.

Podczas pracy nad projektem zmian na stronie, najważniejszym narzędziem była dla mnie właśnie lista zadań. Co ciekawe 10 lat temu chyba bym tak nie powiedziała, a to dlatego, że kiedyś moja lista i cały system zarządzania zadaniami nie były skuteczne. To właśnie te chwile kiedy widzę jak wiele daje produktywność i zarządzanie sobą w czasie w zgodzie z Work-Life Balance,  doprowadziły do tego, że postanowiłam założyć stronę i dzielić się z wiedzą na temat efektywności i organizacji. Dzięki udoskonaleniu swoich systemów zyskałam więcej czasu na to co kocham i szybciej realizuję cele. To sprawiło, że jestem szczęśliwsza, a tym warto się dzielić.

Jaki system zarządzania zadaniami preferujesz?

Przeczytaj również

STWÓRZ SWÓJ OSOBISTY SYSTEM PRODUKTYWNOŚCI       Ostatnie kilka lat mojego  życia spędziłam badając i wdrażając systemy pomagające zwiększyć produktywność. Wypróbowałam sy...
5 POMYSŁÓW NA ROZPOCZĘCIE PRODUKTYWNEGO DNIA PRACY... Jak często przychodzisz do biura i zastanawiasz się: „od czego zacząć?”. Jeśli masz pilne zadanie do wykonania lub poranne spotkanie to wybór jest ocz...
Tajemnica przyjemności wykreślania Faktem jest, że oznaczenie zadania z listy "To-Do", jako wykonanego powoduje, że czujesz się świetnie! To uczucie mocy doładowuje Cię pozytywną energi...
Co zrobić, kiedy masz więcej pomysłów, niż czasu n...   Kiedy postanowiłam zająć się blogowaniem, zaczęłam zapisywać się na wszelkie możliwe webinary, oglądałam mnóstwo scope’ów i czytałam same bizne...