Kto z nas nie miał takich chwil, kiedy praca się piętrzyła, a mimo to marnował cenne 5 minut, które dzieliło go od obiadu, czy spotkania? Te 5 minut jest świetną wymówką, by znowu coś odłożyć na później (prokrastynować).

Produktywne minutki to technika, którą wymyśliłam po to, aby efektywnie wykorzystywać nawet te krótkie odcinki czasu, trwające 2-5 minut, których w ciągu dnia mamy przecież wiele.

Produktywne minutki polegają na stosowaniu możliwie najkrótszego czasu wykonania czynności. Technikę tę wymyśliłam, jako metodę na zmobilizowanie się do maksymalnego wykorzystania czasu. Produktywne minutki pomagają podtrzymać tempo pracy i płynnie realizować zadania, których na ogół nam nie brakuje.

Jak?

Przede wszystkim należy zacząć od zidentyfikowania tych kilkuminutowych (do 5 minut) odcinków czasu, które mamy tendencję ignorować. To mogą być minutki poprzedzające obiad, wyjście z pracy, czy spotkanie.

Kluczem do wykorzystania minutek jest bycie przygotowanym. Jeśli nie będziesz mieć listy zadań, które możesz w te 5 minut wykonać, to minutki przelecą Ci na myśleniu, co w te 5 minut możesz zrobić.

Z kolei to co możesz zrobić uzależnione jest od narzędzi, którymi w danej chwili dysponujesz. Dlatego warto mieć listę kontekstową, czyli listę zadań podzieloną według narzędzi potrzebnych do wykonania (np. telefon, komputer),  lub miejsc, w których wykonanie zadania jest możliwe (np. biuro, dom, na mieście)

Paradoks smartfonów polega na tym, że dają one ogromne możliwości pod kątem narzędzi (mając smartfona możesz robić prawie wszystko niemal wszędzie – np. ten tekst piszę właśnie na telefonie jadąc pociągiem), ale z drugiej strony stanowią ogromne źródło pokus i rozproszeń (media społecznościowe, poczta elektroniczna, gry używane w niewłaściwym momencie lub w niewłaściwy sposób).

Pisałam już kiedyś o liście zadań do wykonania w 15 minut, warto też mieć podobną listę w ramach minutek.

Każdy powinien sam przygotować sobie taką listę, a to z kilku powodów:

  • Po pierwsze każda z nas ma inną pracę. Osoba pracująca w biurze może wykorzystać minutki na proste prace biurowe, jak zrobienie kopii dokumentów, osoba prowadząca bloga może sprawdzić statystyki, a gospodyni domowa może w tym czasie wstawić naczynia do zmywarki.
  • Po drugie poziom naszych umiejętności jest różny: doświadczony bloger wyciągnie statystyki w 2 minuty, podczas gdy w przypadku osoby początkującej, statystyki znajdą się na liście zadań 15 minutowych.
  • Po trzecie lista zadań zależy od okoliczności: wstawienie zmywarki w pojedynkę zajmuje mi 2 minuty, ale jeśli pomaga mi córka, to muszę do tego doliczyć jeszcze co najmniej 3 dodatkowe minuty.

Jeśli nie wiesz od czego zacząć, poniżej znajdziesz kilka przykładowych zadań, które powinny być do zrobienia w maksymalnie 5 minut:

  • Oddzwanianie na nieodebrane połączenia
  • Odpowiadanie na smsy (wiadomości, nie powinny Cię rozpraszać podczas pracy)
  • Sortowanie wiadomości e-mail, czyli inbox 0 (nie musisz przesortować wszystkich wiadomości na raz)
  • Sprawdzenie statystyk bloga/biznesu
  • Wygenerowanie raportu, który potem musisz przeanalizować
  • Krótka przerwa (oczywiście jeśli masz 5 minut do spotkania, a nie do przerwy obiadowej, albo do wyjścia z pracy)
  • Zaparzenie herbaty lub kawy albo przyniesienie sobie czegoś do picia
  • Umycie kubka po kawie
  • Przejrzenie listy zadań (np. powykreślanie tego co zostało zrobione i, jeśli jest to konieczne, skorygowanie priorytetów)
  • Zeskanowanie dokumentów, zrobienie potrzebnych kserówek lub wydrukowanie dokumentów

W przypadku prac domowych:

  • Podlanie kwiatów (jeśli nie masz dżungli)
  • Nakarmienie zwierząt domowych
  • Wstawienie prania lub zmywania
  • Wytarcie kuchennych blatów

Kiedy?

Najczęściej wolne parę minut mamy tuż przed czynnością, która musi być wykonana o konkretnej godzinie np. przed spotkaniem, telekonferencją, szkoleniem, lub czekając na transport: pociąg czy autobus.

Ponadto ta sprawdza się wtedy, kiedy mamy obniżone zasoby siły woli, czyli np. na koniec dnia pracy lub przed przerwą obiadową.

Dla kogo?

Produktywne minutki są dla każdego, komu zdarza się mieć 2-5 wolnych minut, czyli… dla każdego.

O wiele łatwiej jest wypełniać pojedyncze minutki realizacją malutkich zadań, niż odkładać wszystko do momentu jak będzie dłuższy odcinek wolnego czasu, bo w ten sposób możemy zgromadzić więcej zadań niż jesteśmy w stanie zmieścić w tym dłuższym odcinku.

Podsumowanie

Być może pomyślałaś, że stosowanie metody produktywnych minutek powoduje przepracowanie i wręcz mechaniczną pracę bez przerwy. Ale tak naprawdę minutki służą innym celom. Po pierwsze nie pozwalają na wytracenie rytmu. Po drugie jest to wspaniałe ćwiczenie sprawdzające jak dobrze potrafimy oszacować czas potrzebny na wykonanie zadania. Ludzie mają tendencję do niedoszacowywania czasu potrzebnego do realizacji zadań (sprawdź gdzie o tym pisałaś), dzięki tej metodzie szybko się przekonasz co faktycznie zajmuje ci 5 minut, a co więcej czasu. Możesz też przekonać się jak cenne jest wykorzystanie nawet tych kilku minut, ponieważ wiele czynności na prawdę zajmuje tylko 2 minuty.

Jakie zadanie umieścisz na swojej liście minutek?

Przeczytaj również

BĄDŹ SKUTECZNA JAK JAPOŃCZYK Japończycy są narodem, który jest mistrzem w udoskonalaniu. Weźmy na przykład ceremonię parzenia herbaty, której korzenie są w Chinach, czy produkcję ...
JAK EFEKTYWNIE ODPOCZYWAĆ I PRODUKTYWNIE PRACOWAĆ?...   Granice między pracą i tym wszystkim co pracą nie jest, nigdy nie były bardziej rozmyte niż dzisiaj. Częściowo stało się to za sprawą smartfon...
ZAPROGRAMUJ SIĘ NA SUKCES Z BRIAN’EM TRACY Jak to się dzieje, że jedni ludzie odnoszą w życiu jeden sukces za drugim, a innym jakoś wciąż nie wychodzi? W końcu doba każdego z nas ma w sobie dok...
10 rzeczy, których NIE zrobię w te Święta! Od początku grudnia wśród znajomych zaczyna się licytacja o to kto ma więcej do zrobienia przed Świętami. Nasza narodowa cecha - narzekanie - wreszci...