Czy zdarzyło Ci się wyznaczyć sobie zbyt mało czasu na wykonanie zadania? Ile razy ścigałaś się z czasem, ponieważ nie zaplanowałaś wystarczająco dużo czasu na przygotowanie przyjęcia, albo kończyłaś pracę na ostatnią chwilę?

Takie nierealne planowanie może dezorganizować, wywoływać stres, a przede wszystkim jest stratą czasu.

 

Nierealne planowanie

 

Często rzucamy odruchowo: “potrzebuję jeszcze minutki” albo “będę gotowa za sekundę”, ale tak naprawdę jest bardzo mało czynności, które faktycznie trwają minutę, że nie wspomnę tych jednosekundowych.

Wiadomo, że rolą tych stwierdzeń nie jest przekazanie informacji o dokładnej ilości czasu lecz wskazanie, że zrobimy coś lub skończymy za naprawdę krótką chwilę. Świadczą one jednak również o naszym braku realizmu w szacowaniu czasu niezbędnego do wykonania danej czynności.

Zbyt często nie doszacowujemy czasu, którego wymagają pewne zadania. Dzieje się tak często dlatego, że zakładamy, że wszystko pójdzie gładko. Tymczasem życie rzadko kiedy toczy się naszym zaplanowanym, wyidealizowanym torem. Znacznie częściej następuje seria nieprzewidzianych sytuacji i zbiegów okoliczności. Oczywiście są tacy ludzie, którzy zawsze są przed czasem, a to dlatego, że spodziewają się najgorszego. Jeśli mają jechać samochodem, to wychodzą z dużym wyprzedzeniem, bo na pewno będzie korek, a może nawet wypadek, ze swoich zobowiązań też wywiązują się przed czasem lub w terminie, bo spodziewając się komplikacji, zaczynają pracę odpowiednio wcześnie. Jeśli jednak zaliczasz się do tej pierwszej grupy i na ogół ze wszystkim jesteś spóźniona, to ten tekst jest zdecydowanie dla Ciebie.

 

Zawsze daj sobie więcej czasu, niż myślisz, że potrzebujesz

 

Prostym sposobem na rozwiązanie tego problemu jest zakładanie, że dane zadanie zajmie nam więcej czasu niż się nam wydaje. Zapewnisz sobie w ten sposób bufor czasowy, który może okazać się niezbędny dla terminowego wykonania zadania. Ale nie wszystkie zadania wymagają buforu. Raczej nie zakładasz komplikacji, kiedy robisz sobie kanapki, albo idziesz na zakupy, a nawet jeśli coś się wydarzy to opóźnienia w przypadku tego typu czynności nie zrobią raczej dużo szkody.

Te czynności, na które warto szczególnie uważać to:

 

  • zadanie wykonywane po raz pierwszy

Zadanie wykonywane po raz pierwszy na ogół zajmuje więcej czasu niż zakładaliśmy. Nie wiesz jeszcze przecież jakie trudności możesz napotkać. Nie wiesz co się wydarzy, do momentu jak to się już wydarzy.

 

  • Wychodzenie na spotkania

Nieważne, czy jest to spotkanie w budynku, w którym pracujesz, czy po drugiej stronie miasta zawsze warto wyjść na spotkanie z zapasem czasu. Bądź w sali  wcześniej by sprawdzić, czy działa sprzęt. Nie wygląda to bowiem profesjonalnie, gdy podczas spotkania walczysz z rzutnikiem, no i jest to marnotrawieniem czasu pozostałych uczestników spotkania.

 

  • Wyjście na randkę

Należy sobie uświadomić, że każdy ma inne podejście do spóźnień. Może dla Ciebie to nic wielkiego i nie widzisz problemu w czekaniu na drugą osobę, ale ktoś inny może odebrać spóźnienie jako duży nietakt. Sama uważam, że spóźnianie się jest oznaką braku szacunku dla drugiej osoby i jej czasu. Po co więc ryzykować. I tak być może jesteś już zestresowana samym spotkaniem. Zarezerwuj więcej czasu na przygotowanie się do wyjścia i podróż na miejsce spotkania.

 

  • Pakowanie

Jeśli planujesz zminimalizować ilość bagażu, powinnaś spakować rzeczy, które razem tworzyć będą kilka zestawów pasujących na przewidywane warunki atmosferyczne i zaplanowane aktywności. To oznacza wiele działań np. sprawdzenia prognozy pogody, skomponowania zestawów, czy nawet uprania odzieży, która pasuje Ci do zestawów. To wszystko wymaga czasu (szczególnie, pranie, suszenie, czy prasowanie). Jeśli więc chcesz mieć pewność, że niczego Ci nie zabraknie i jednocześnie nie dźwigać dwóch walizek, zacznij pakowanie z wyprzedzeniem. W przeciwnym razie możesz wylądować ze stertą niepasujących do siebie ubrań, niedopasowanych do pogody, albo po prostu zapomnisz czegoś spakować.

 

  • Podróżowanie

    Nie narażaj nikogo i nie pędź samochodem na złamanie karku. Po prostu zaplanuj na podróż więcej czasu. Ponadto, kiedy planujesz wakacje pamiętaj, by oprócz zwiedzania zaplanować też czas na relaks i zakupy. Jeśli Twój plan zwiedzania będzie zbyt napięty, to nie dość, że go nie zrealizujesz, to jeszcze wrócisz przemęczona i sfrustrowana, tym, że nie zobaczyłaś wszystkiego.

 

  • Praca kreatywna

Kreatywność nie lubi pośpiechu. Ludzki mózg jest najbardziej kreatywny, kiedy się regeneruje. Powód jest prosty. Kiedy pracujesz bezpośrednio nad zadaniem, Twój umysł jest skoncentrowany na tej jednej czynności. Natomiast, kiedy nie pracujesz, Twoje myśli swobodnie przepływają. Wykonując jakąś zautomatyzowaną czynność (np. prowadząc samochód) bodźce zewnętrzne (np. mijane budynki i pejzaże) podświadomie wywołują wspomnienia i inne myśli. Ponieważ Twój umysł wędruje zarówno w sensie kontekstowym (między różnymi tematami) jak i czasowym (między przeszłością, przyszłością i teraźniejszością) Twój mózg robi różne połączenia związane z problemem, który próbujesz rozwiązać.

Jak widać, to wszystko wymaga czasu – nie da się przyśpieszyć kreatywności. Można jednak zaplanować odpowiednio dużo czasu. Nigdy bowiem nie wiesz, jak szybko wpadniesz na ten właściwy pomysł.

 

Daj sobie więcej czasu

 

Dając sobie więcej czasu unikniesz stresu i nieprzyjemności, na jakie mogły  by Cię narazić opóźnienia. Nawet proste zadania na ogół nie trwają „minutki” lecz 15.

Jeśli notorycznie łapiesz się na tym, że zaplanowałaś za mało czasu na wykonanie jakiejś czynności, to następnym razem nastaw minutnik i sprawdź ile czasu faktycznie musisz rezerwować w kalendarzu na tę czynność.

Stosuj też zawsze metodę 20/80. Mówi ona o tym, by planować zaledwie 80% naszego czasu, zaś pozostałe 20% zostawić właśnie na sytuacje nieprzewidziane. I pamiętaj, że żaden zapas czasu nie wystarczy na wykonanie zadania, jeśli będziesz prokrastynować.

 

Jakie zadanie zajęło Ci OSTATNIO znacznie więcej czasu niż zakładałaś?

 

 

Przeczytaj również

Metoda 90-90-1, czyli jak skoncentrować się na cel... Życie pełne jest dystraktorów odwracających naszą uwagę od głównego celu. Telefony i wpadające do skrzynki odbiorczej maile powodują, że realizujemy c...
15 SKUTECZNYCH SPOSOBÓW NA POKONANIE PROKRASTYNACJ...   Prokrastynacja (z łac. procrastinatio) – pod tą enigmatyczna nazwą kryje się coś co zna każdy z nas, coś tak naturalnego jak oddychanie i powsz...
PIERWSZY RAZ TRWA NAJDŁUŻEJ   Uwielbiam robić coś po raz pierwszy. Jestem wtedy w 100% uważna i skupiona na nowym zadaniu. Wszystkiemu się przyglądam, chłonę i analizuję. Ki...
NA POCZĄTKU BYŁ CHAOS… Wiecznie zajęta. Zestresowana. Przytłoczona ogromem obowiązków. Czy któreś z tych określeń opisuje Ciebie? Tak właśnie się czułam po urodzeniu dziecka...