Dożyłyśmy czasów, kiedy granice pomiędzy  sferami życia np. pracą i wypoczynkiem, coraz bardziej się rozmywają. Ile z nas z czystym sumieniem powie, że w miniony weekend wypoczywała? Albo, że pracuje dokładnie 8 godzin dziennie? Nasze babcie, a nawet mamy nie miały tak wielu wewnętrznych (osobistych) jak i zewnętrznych zobowiązań. To spowodowało, że nasza potrzeba poszukiwania nowych metod i technologii zwiększania produktywności wzmogła się. Bo chcemy radzić sobie ze wszystkim w sposób efektywny.

Getting Things Done (GTD) jest systemem organizacji i śledzenia realizacji zadań i projektów stworzonym przez Davida Allena. Celem tego systemu jest o wiele więcej niż odhaczenia na liście zadań wykonanych czynności, chodzi o wykonanie zadań w maksymalnie efektywny sposób.

Celem GTD jest mieć system, któremu możesz w 100% zaufać. System który zbiera zadania, pomysły i projekty.

Jednym z podstawowych założeń GTD jest to, że Twój mózg jest przeciążony, kiedy jest przeciążony nie funkcjonuje właściwie – wciąż musisz o czymś myśleć, o czymś pamiętać.

Załóżmy, że twój mózg to biała tablica. Jest zapełniony listą zadań do wykonania i tym o czym musisz pamiętać. Czy na tej tablicy jest jeszcze jakieś miejsce na zapisanie pomysłów? Tak samo Twój mózg, kiedy jest obciążony pamiętaniem o wszystkim, nie jest w stanie kreować rozwiązań i pomysłów.

Co daje Ci GTD?  Jest prostym systemem śledzenia, co musisz wykonać, co powinnaś zrobić oraz tego o czym musisz zadecydować, czy w ogóle powinno być zrobione.

Kiedy Twój system będzie sprawnie działać zaczniesz mu ufać. A kiedy zaufasz systemowi Twoja podświadomość przestanie śledzić co masz do zrobienia i przestanie Ci wciąż o tym przypominać. To spowoduje zmniejszenie stresu i uwolni przestrzeń dla Twojego mózgu, aby mógł więcej czasu poświęcić produktywnemu myśleniu. Jak to osiągnąć? Po prostu prowadź listy, a to może zrobić nawet dziecko – wystarczy tylko kartka i ołówek.

 

JAK ZACZĄĆ?

Aby zarządzać swoimi zobowiązaniami musisz:

  • Wiedzieć jakie zobowiązania masz, czyli wszystko to, co jest niedokończonym zadaniem, powinnaś zapisać w miejscu, któremu możesz zaufać (swojej pamięci zaufać nie można i karteczkom typu post-it, też nie)
  • Zorganizować swój system tak, aby przypominał Ci o zadaniach we właściwym momencie.

Podstawowy proces w metodzie Getting Things Done polega na:

  1. Kolekcjonowaniu – czyli zapisywaniu rzeczy, które przykują Twoją uwagę.
  2. Procesowaniu – czyli określeniu czym są te zebrane rzeczy i co planujesz z nimi zrobić?
  3. Organizowaniu – rezultatów, które będziesz przeglądać w…
  4. Przeglądzie – aby wybrać co będziesz…
  5. Robić.

Cały powyższy proces opiera się na prowadzeniu następujących list:

  1. Lista Spraw Przychodządzych
    Odpowiednik skrzynki odbiorczej w poczcie e-mail, czy fizycznej skrzynki na listy, to każde miejsce, w którym kolekcjonujesz nowe rzeczy, które przykuły Twoją uwagę.
  2. Lista Najbliższych Działań
    Najpilniejsze lub najważniejsze zadania do wykonania.
  3. Lista Oczekiwanych
    Rzeczy na które czekam, np. delegowane komuś zadania.
  4. Lista Projektów
    Wszystkie otwarte pętle, czyli zadania składające się z więcej niż jednej czynności.
  5. Lista Kiedyś/Może
    Wszystko co nie musi być zrobione w tym tygodniu. To może być coś dużego, jak remont kuchni, czy zorganizowanie wakacji w Ameryce Południowej, jak i coś małego, np. odniesienie rzeczy do pralni chemicznej, czy upranie zasłon.

 

Te listy stanowią kręgosłup systemu GTD i powinny być regularnie przeglądane.

Poniżej dokładnie opiszę jak działają poszczególne listy.
Dodatkowo oprócz list będzie Ci potrzebny kalendarz, który pozwala Ci na zapisywanie zadań wrażliwych czasowo.

 

1
LISTA SPRAW PRZYCHODZĄCYCH

Lista Spraw Przychodzących, to lista, na której zapisujesz wszystko co przyjdzie Ci do głowy w ciągu dnia, np. pomysły, zadania do wykonania, lista zakupów itp.

Przykładowo jeśli szef mówi żebyś przygotowała prezentację, albo jak przechodzisz obok plakatu reklamującego fajny koncert, to obie te sprawy powinny trafić na tę listę.
Niezwykle ważne jest, abyś miała łatwy i szybki dostęp do swojej Listy Spraw Przychodzących –  w końcu w każdym miejscu i momencie możesz sobie o czymś przypomnieć.
Najprostsza lista to papierowy notes lub aplikacja w telefonie. Wybór należy do Ciebie i powinien być dostosowany do Twojego stylu działania i preferencji.
Kolejna ważna kwestia to prostota. Twój system powinien być maksymalnie prosty – jeśli będziesz prowadzić Listę Spraw Przychodzących w zbyt wielu miejscach, to potem będziesz musiała pamiętać, by do tych wszystkich miejsc zaglądać na koniec dnia, bowiem wszystkie miejsca, w których zgromadziłaś informacje, powinny zostać na koniec dnia opróżnione.
Szczegółowo na temat tworzenia systemu notatek pisałam TUTAJ.

 

KOLEKCJONOWANIE

Jeśli jakiegoś zadania nie zrobisz, to będziesz się czuła z tym dobrze, tylko jeśli była to Twoja świadoma decyzja, a nie przeoczenie.

Aby Twój umysł, mógł swobodnie pracować musisz mieć pewność, że uchwyciłaś (zapisałaś na liście) wszystko co powinno być wykonane i że wkrótce przejrzysz to i ustalisz co z tym dalej chcesz zrobić.

Jeśli zaczynasz swoją przygodę z GTD, zacznij od zarezerwowania sobie w kalendarzu godziny na spisanie wszystkich rzeczy które chcesz/musisz wykonać – kwestie zawodowe i prywatne, małe i duże, pilne i takie, które mogą jeszcze poczekać. Te zadania nazywane są przez Davida Allena otwartymi pętlami.

Aby etap kolekcjonowania zadziałał musisz uchwycić 100% otwartych pętli. Używaj minimalnej liczby skrzynek odbiorczych i opróżniaj je regularnie.

PROCESOWANIE LISTY SPRAW PRZYCHODZĄCYCH

Jeśli właśnie zaczęłaś używać systemu GTD i zebrałaś tonę zapisków na swojej liście, przeprocesowanie tego wszystkiego może być czasochłonne. Od teraz Twoja Lista Spraw Przychodzących będzie procesowana codziennie.

Procesowanie polega na przyjrzeniu się każdej rzeczy znajdującej się na Liście Spraw Przychodzących i w każdym miejscu, w którym zbierasz informacje, i podjęciu decyzji co chcesz z tym zrobić.

Rzeczy na Twojej liście powinny być procesowane jedna po drugiej w kolejności w jakiej pojawiają się na liście.

Procesowanie polega na przyjrzeniu się każdemu zapiskowi pod paroma kątami. Pierwsze pytanie jakie powinnaś sobie zadać, to:

  • Czy wymaga to działania?

innymi słowy, czy musisz wykonać jakąś czynność?

 

Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, masz 4 możliwości dalszego działania:

  • Wyrzuć/wykreśl 

W przypadku rzeczy, o których zdecydujesz, że ich nie potrzebujesz lub nie ma to żadnej wartości.

  • Zarchiwizuj

Jeśli uważasz, że będziesz w przyszłości potrzebować tej informacji.

Ogromna część tego co wchodzi do Twojego życia to materiał referencyjny który jest informacją, którą z jakichś względów chcesz zatrzymać.

Potrzebujesz dobrego systemu katalogów dla Twoich papierowych materiałów. Ten system musi być pod ręką, bo jeśli zarchiwizowanie czegoś jest kłopotliwe, to będziesz papierowe „przydasie” zostawiać, gdzie popadnie. Musi być tez prosty, bo po co coś archiwizować jeśli potem nie jesteś w stanie do tego dotrzeć, gdy potrzebujesz. Najczęściej odruchowo ludzie układają rzeczy alfabetycznie, w kolejności numerycznej lub kategoriami. Osobiście preferuję miks tych metod, np. podział na kategorie, a wewnątrz kategorii układ alfabetyczny. Wszystko oczywiście zależy od tego co mamy do skatalogowania, jak i od naszych przyzwyczajeń i wygody.

 

  • Dodaj do listy Kiedyś/Może 

Jeśli uważasz,  że to fajny projekt, ale dzisiaj się tym nie zajmiesz.

Lista Kiedyś/Może jest najbardziej kreatywnym narzędziem systemu GTD. Na tej liście zapisujesz np. umiejętności, których chcesz się nauczyć, miejsca, które chcesz odwiedzić, rzeczy, które chcesz kupić, projekty, które chciałabyś zrealizować, książki, które chciałabyś przeczytać, strony internetowe, które chciałabyś odwiedzić itp. Listę Kiedyś/Może przeglądaj podczas przeglądu tygodnia, by zdecydować, czy już nadszedł czas na realizację, któregoś z tych pomysłów.

 

  • Inkubuj 

Jeśli jest na liście coś o czym nie podjęłaś jeszcze decyzji – być może rozważasz pójście na jakiś koncert, więc trzymasz ulotkę na jego temat do momentu aż podejmiesz ostateczną decyzję. Możesz w tym celu użyć systemu 43 folderów. System 43 folderów jest sprytnym sposobem na poradzenie sobie z zawieszonymi i przyszłymi działaniami, w temacie, których chcesz działać w określonym czasie, kiedyś w przyszłości.

Dlaczego akurat 43? Ponieważ system zawiera poldery na każdy dzień miesiąca (do 31) plus 12 folderów po jednym na każdy miesiąc. A więc do czego służą te foldery? Ideą tego systemu jest to by fizyczne dokumenty umieścić w teczce na konkretny dzień. Na przykład bilety na koncert, przypoinajka, że coś chciałabyś zrobić danego dnia (w kalendarzu nie zapisujemy tego co chcemy, tylko to co musimy zrobić konkretnego dnia, to co chcesz zrobić możesz umieścić w odpowiednim folderze), artykuł, który chcesz przeczytać innego dnia.

Jeśli jesteś zainteresowana szkoleniem, ale jeszcze nie jesteś pewna, czy chcesz się na nie zapisać, to chciałabyś, przypomnieć sobie o nim przed upłynięciem terminu przesyłania zgłoszeń, aby podjąć ostateczną decyzję.

Ulotkę możesz umieścić w systemie 43 katalogów i wpisać przypominajkę w kalendarzu, lub jeśli dany materiał nie ma konkretnej daty, możesz wpisać go na listę Kiedyś/Może.

Każdego dnia po przebudzeniu otwierasz folder z bieżącą datą i patrzysz co się tam znajduje. Jeśli są tam działania, które chciałaś tego dnia wykonać, to możesz podjąć decyzję, czy faktycznie to zrobisz. System folderów jest trochę jak programowanie sobie przypominajek, ale nie w aplikacji tylko analogowo, w realu.

 

Jeśli odpowiedź brzmi „tak”, czyli mamy do czynienia z czymś co wymaga podjęcia działań, zadaj kolejne pytanie:

  • Jaki jest kolejny krok (najbliższe działanie)? 

Przykładowo jeśli zapisałaś „zarezerwować hotel na wakacje”, to najbliższym krokiem może być ustalenie z mężem terminu i miejsca urlopu.

Kiedy już wyznaczysz kolejny krok zastanów się:

  • Czy zadanie zajmie do 2 minut? 

Jeśli „tak”, to zrób je od razu. Powód jest prosty, jeśli zadanie zajmie Ci 2 minuty, lub mniej, to nie ma sensu wpisywać tego na listę, bo w ten sposób szybko by spuchła. 

Jeśli wykonanie zadania wymaga więcej niż 2 minuty, zadaj sobie kolejne pytanie:

  • Czy to zadanie powinnam wykonać właśnie ja? 

Jeśli to zadanie możesz i chcesz delegować, to zrób to i jednocześnie dopisz do Listy OCZEKIWANYCH, czyli listy rzeczy, na które czekasz. Jeśli jednak to zadanie należy do Ciebie, to wpisz je na Listę Najbliższych Działań.

 

Reasumując:

  • Zrób to jeśli wymaga to do 2 minut działania
  • Deleguj, jeśli nie jesteś właściwą osobą, do tego zadania
  • Ustaw w odpowiedniej kolejności, czyli zdecyduj kiedy powinno to być wykonane.

Z dużym prawdopodobieństwem większość Twoich spraw trafi właśnie na Listę Najbliższych Działań. Jeśli do zamknięcia pętli jest więcej niż 1 czynność, powinnaś to dopisać do Listy Projektów (np. projekt: zarezerwuj hotel, składa się z takich kroków jak ustalenie daty i miejsca, określenie parametrów, na których Wam zależy – plac, zabaw, wi-fi, blisko plaży, przejrzenie ofert, wybór, rezerwacja), aby mieć przypomnienie, że projekt nie został zamknięty.

Istnieją 3 podstawowe zasady, których powinnaś przestrzegać jeśli chcesz aby PROCESOWANIE spełniło swoje zadanie:

  1. Pierwszy punkt na początek
    Nawet jeśli pierwszy punkt wydaje się nonsensem, a drugi wydaje się ważny, wszystko należy przeprocesować. Jeśli będziesz skakać po tym co Ci się podoba, to przyzwyczaisz się do prokrastynacji, czyli odkładania i unikania części zadań i tym samym system nie zadziała.
  2. Jeden punkt w jednym czasie
    Kiedy procesujesz jakiś punkt, powinnaś być na nim totalnie skupiona. Oprzyj się pokusie przeskoczenia do innego zadania, które wygląda bardziej atrakcyjnie. Musisz skupić całą uwagę kolejno na każdym z zadań, aby podjąć właściwą decyzję.
  3. Nic nie wraca do skrzynki odbiorczej
    Ta zasada wzmacnia pozostałe dwie. Jeśli ukorzenisz nawyk wrzucania z powrotem zadań do skrzynki odbiorczej , to nigdy ich nie przeprocesujesz.

2
LISTA NAJBLIŻSZYCH DZIAŁAŃ

Lista Najbliższych Działań, jak sama nazwa wskazuje, to lista zawierająca najbliższe czynności w obrębie Twoich projektów. Przykładowo jeśli na Liście Projektów masz rezerwację hotelu na wakacje oraz kupienie prezentu urodzinowego siostrzenicy, to na Liście Najbliższych Działań, będzie wybór daty i miejsca wyjazdu wakacyjnego, oraz telefon do siostry, aby dowiedzieć się co będzie najlepszym prezentem dla jej córki.

Po wykonaniu tych zadań, wpisujesz na listę następne kroki otwartych projektów.

Najlepszym sposobem na zorganizowanie najbliższych działań jest nadanie im kontekstu. Konteksty to trochę jakby etykiety przypisywane zadaniom. Te „etykiety” definiują kiedy, gdzie, lub z użyciem jakiego sprzętu można wykonać dane zadanie.

Oznacza to, że lista najbliższych kroków jest podzielona na konteksty, a każde zadanie wpisane jest na odpowiednia listę (przypisane do właściwego kontekstu).

Zadanie można przypisać do kontekstu na kilka sposobów. Najprostszy sposób, to mieć kilka list – po jednej liście dla każdego kontekstu. Druga metoda to dopisywanie do zadania kontekstu (zgodnie z metoda GDT zapisuje się to w formacie @dom, @komputer itp., ale możesz zapisywać to w inny, bardziej przemawiający do Ciebie sposób.

Na przykład zadanie „kup mleko”, możesz oznaczyć jako @sprawunki lub @sklep; zadanie: „wygeneruj dane do raportu” to @komputer i jednocześnie @praca; „umów wizytę lekarską” to @telefon (to zadanie może zostać wykonane gdziekolwiek gdzie masz telefon: w pracy, w domu, albo w drodze do domu).

To ile kontekstów potrzebujesz, zależy od tego ile będziesz mieć następnych działań i od tego jak wygląda Twój dzień. Ważne jest by umieć szybko ocenić do jakiego kontekstu przypisać zadanie.

Jeśli są takie osoby, z którymi ściśle współpracujesz możesz dodać sobie kontekst dotyczący tej osoby. Na przykład kontekst @przełożony/przełożona. Na tę listę dodawaj pytania i sprawy, które musisz przegadać z przełożonym.

Podobnie jeśli masz jakieś cykliczne spotkania, np. dotyczące statusu jakiegoś projektu. Utwórz sobie w  takim przypadku kontekst tych spotkań i dopisuj to co chciałabyś przekazać, poruszyć na kolejnym cyklicznym spotkaniu.

 

3
LISTA OCZEKIWANYCH

Osobiście lubię tę listę nazywać listą monitów, ponieważ znajdują się na niej sprawy, które były delegowane, a więc, o które powinniśmy, w razie konieczności, dopytać się i o nich przypomnieć.

To Ty czekasz na efekt czyjejś pracy, więc to w Twoim interesie jest zadbać o to, by zostało to dostarczone.

Oprócz zadań delegowanych, na tej liście jest miejsce na odpowiedzi na Twoje maile, na które czekasz, oczekiwanie na dostarczenie zamówiony przez Ciebie produkt, czy oczekiwanie na przelew.
Pamiętaj by zawsze zapisać sobie wszystkie daty związane z danym tematem na tej liście. Na przykład jeśli czekasz na jakieś dane, to, mając zapisane daty i wspólne ustalenia, zawsze możesz się na nie powołać wysyłając przypominajkę. Przykładowo możesz napisać, że mimo iż minęły dwa tygodnie, na które się umawiałyście, to niestety jeszcze danych nie otrzymałaś.

 

4
LISTA PROJEKTÓW

Definicja projektu w metodzie GTD jest bardzo pojemna. Wszystko co wymaga podjęcia więcej niż jednego działania jest już projektem i tym samym powinno trafić na Twoją Listę Projektów. Tak naprawdę nie można ROBIĆ/WYKONYWAĆ projektów. Robić możesz poszczególne zadania, które składają się na projekt.

Lista Projektów to nic innego jak lista nazw/tytułów projektów, których kolejne kroki wpisujesz na listę następnych kroków. Jeśli chcesz do nazwy projektu możesz też dodać jakiś opis, np. jakich spodziewasz się rezultatów.

Kiedy robisz przegląd listy projektów, upewnij się, by na liście kolejnych kroków była przynajmniej jedna czynność dla każdego projektu. Dzięki temu masz pewność, że Twoje projekty nie zostaną zapomniane i że prace posuwają się naprzód.

 

NATURALNA METODA PLANOWANIA PROJEKTÓW

Czasem potrzebujemy rodzaju rygoru, który pomoże nam kontrolować złożone projekty, znaleźć rozwiązanie lub określić właściwe kroki niezbędne do ukończenia projektu.

Naturalne planowanie jest 5-cio etapowym, produktywnym sposobem myślenia o projektach, ponieważ pozwala osiągnąć maksimum wartości przy minimalnym wysiłku.

Prawdopodobnie nie zdajesz sobie nawet sprawy z tego, że zwykle, aby ukończyć nawet najprostsze zadanie i tak robisz te 5 rzeczy:

 

  1. Określ cel i zasady
    definiując cel musisz znać swoje dlaczego?, czyli prawdziwą przyczynę, dla której ten projekt jest dla Ciebie ważny i godzien realizacji.

Określenie jasnego i precyzyjnego celu jest oczywiste i prowadzi do określonych korzyści. Pozwala Ci określić co rozumiesz poprzez zrealizowanie celu, pozwala się skupić na celu i uwalnia kreatywność. Rzadko kiedy myślisz o zasadach w sposób świadomy, ale one istnieją i są ważne, szczególnie kiedy w projekt zaangażowanych jest więcej osób. Nie chcesz osiągnąć celu za wszelką cenę np. idąc po trupach. Jeśli Twoje osobiste wartości zostały pogwałcone, to możesz rozważać projekt jako porażkę.

  1. Wizualizacja rezultatu
    Na tym etapie chodzi o odpowiedzenie sobie na pytanie: jak ma wyglądać sukces/osiągnięty cel? To jest Twoje co?.
    Powinnaś mieć w głowie dokładne wyobrażenie tego, jak powinien wyglądać efekt końcowy. To musi być najlepsza z możliwych wizji. To pozwala Ci aktywować wszystkie – świadome i podświadome – dostępne dla Ciebie zasoby: pomysły, myśli, energię mentalną i nastawienie.
  2. Burza mózgu
    W jaki sposób, jakimi metodami chcesz ten cel zrealizować (jak?)?
    Pomysły zaczynają się mnożyć w Twojej głowie w przypadkowej kolejności. Jeśli projekt jest złożony, to powinnaś zapisywać te pomysły. Możesz w tym celu użyć map myśli, notatek wizualnych, lub innego systemu rejestracji myśli i pomysłów. Grunt, aby wszystkie notatki i pomysły dotyczące danego projektu, trzymać w jednym miejscu. To zapobiegnie zapominaniu pomysłów i pomoże generować kolejne idee i rozwijać te już zapisane.
  3. Organizowanie pomysłów
    Kiedy już poznasz swoje „dlaczego”, „co” i „jak”, możesz określić różne komponenty projektu i zdefiniować sekwencję działań, które należy podjąć oraz poziom ich ważności.
    Chodzi tu po prostu o zaplanowanie kolejnych działań potrzebnych do zrealizowania celu.

Jak bardzo szczegółowo należy zaplanować projekt? David Allen uważa, że do takiego poziomu, który pozwoli Ci przestać się martwić o niego.

  1. Zidentyfikowanie kolejnych kroków
    Wreszcie lokujesz, niezbędne do realizacji projektu, zasoby. Chodzi o określenie dla każdego projektu kolejnych kroków – przynajmniej jednego, tego najbliższego.

 

5
LISTA KIEDYŚ/MOŻE

Nie chcesz by umknął Ci pomysł na biznes Twojego życia, czy przebudowę kuchni. To duże, czasochłonne i kosztowne projekty, dlatego może nie chcesz rozpoczynać ich już teraz. Aby jednak o nich nie zapomnieć i móc rozpocząć je kiedy będziesz mieć potrzebne zasoby, umieść je na Liście Kiedyś/Może.

Pamiętaj, że na Liście Najbliższych Działań mają być tylko rzeczy, które masz wykonać najszybciej jak się da, a więc nie zapisujesz tam tego, czego na razie rozpoczynać nie chcesz.

Przegląd tej listy odbywa się co tydzień podczas tygodniowych przeglądów. O tygodniowych przeglądach przeczytasz TUTAJ oraz w kolejnej części tego artykułu.

KALENDARZ

Kalendarz służy tylko do wpisywania rzeczy które musisz wykonać konkretnego dnia lub o konkretnej godzinie. Na przykład spotkania, złożenie życzeń urodzinowych, wizyty lekarskie. Możesz też tam wpisać deadline’y, ponieważ są ściśle określone w czasie – nieprzekraczalne. Ważna jest umiejętność rozróżnienia tego co chciałabym aby udało mi się danego dnia zrealizować, od tego co musisz bezwzględnie tego dnia zrobić. To co fajnie by było zrobić, ale nie jest określone w czasie wpisuje się na listę najbliższych działań, chyba, że ta przyszłość jest bardzo odległa, wówczas możesz wpisać na listę kiedyś/może.

 

PRZEGLĄD

David Allen nazywa przegląd tygodnia kluczowym elementem sukcesu. Nie jesteś robotem, zdarza się że jest większy natłok zadań, który powoduje, że zaczynamy się stresować i obawiamy się, że czegoś nie dopilnowaliśmy, coś nam umyka.

Może po wykonaniu zadania zapomnisz dodać do listy kolejnych kroków nowego zadania dotyczącego tego projektu.

System nie może być statyczny. Jeśli chcesz być w stanie właściwie wybrać działania, Twój system musi być aktualizowany. Powinnaś dokonywać rewizji całego obrazka twojego życia prywatnego i zawodowego. Ten przegląd musi być cykliczny i na odbywać się na odpowiednich poziomach.

Codziennie musisz przeglądać swój kalendarz i Listę Najbliższych Działań zorganizowanych w konteksty.

Co tydzień musisz robić przegląd pozostałych list, aby twój system był czysty, przejrzysty, kompletny i aktualny. Celem przeglądu tygodnia jest ponowne oczyszczenie głowy.
Jest to cykliczne spotkanie z sobą samą, dlatego wpisz je do kalendarza. Zarezerwuj w tym celu 30 minut i znajdź jakieś spokojne miejsce, żeby nikt Ci nie przeszkadzał. Sugeruję robić przegląd pod koniec tygodnia (np. piątek, sobota).

Podczas przeglądu tygodnia:

  • Upewnij się, że dla każdego projektu masz na liście najbliższych działań wpisaną przynajmniej jedną czynność.
  • Sprawdź czy na liście są rzeczy, które faktycznie potrzebujesz wykonać w nadchodzącym tygodniu. Jeśli nie, to zastanów się, czy nie przesunąć całego projektu na listę kiedyś/może. Być może w ogóle zrezygnujesz z realizacji projektu, bo sytuacja i Twoje potrzeby uległy zmianie, wówczas zupełnie usuń je ze swoich list.
  • Przejrzyj listę kiedyś/może i zobacz czy nie ma na niej rzeczy, które powinny zostać przeniesione na listę projektów i najbliższych działań. Jeśli dodajesz do listy projektów nowy projekt , upewnij się, że wpisałaś najbliższe działanie na listę najbliższych kroków.

Powinnaś regularnie dokonywać również przeglądu swoich priorytetów i tego co dla ciebie ważne, bowiem, jeśli zmienia się kierunek Twojego myślenia, być może trzeba będzie wykreślić coś z którejś listy, lub coś dodać.

 

CODZIENNE DZIAŁANIE

Celem tego zarządzania i układania procesu jest decydowanie czym będziesz się zajmować w którym momencie

Lista Najbliższych Działań może zawierać wiele możliwości. Te zadania muszą zostać wykonane najszybciej jak to będzie możliwe, ale jakie kryteria należy przyjąć, aby wybrać najbardziej odpowiednie zadanie z listy? Zadaj sobie następujące pytania:

 

    1. W jakim jesteś kontekście?
      Kontekst to fizyczne miejsce, sytuacja w jakiej się znajdujesz, środowisko. Jeśli jesteś w biurze, to nie zrobisz, tego co masz do zrobienia w domu, czy na mieście. To Twój pierwszy filtr. Redukuje on liczbę zadań na liście i tym samym ułatwia dokonanie wyboru.
    2. Ile masz czasu?
      Jeśli masz spotkanie, albo musisz wyjść z wizytą w ciągu 30 minut, Twoja lista automatycznie ulega skróceniu do zadań, które możesz wykonać w ciągu maksymalnie pół godziny.
    3. Jaki jest obecnie Twój poziom energii?
      Są zadania, które wymagają dużego wysiłku i koncentracji i udziału innych np. czytanie maili, albo dzwonienie, nie wymagają zbyt wiele. Zwykle podchodzimy do zadania z większym entuzjazmem na początku niż na końcu. Bywa też i tak, że nieważne z jakich powodów, nie mamy na coś wyjątkowo ochoty. Aby zredukować możliwości do tych zadań które pasują do Twojego obecnego nastroju i poziomu energii.
    4. Co jest ważniejsze?
      Ograniczyłaś już listę do kilku zadań. Które z nich wybierzesz? Proste, to najważniejsze, w kontekście Twoich priorytetów. Zaufaj intuicji.

CO TERAZ?

Nie musisz wdrażać w życie każdego aspektu i narzędzia opisanego w Getting Things Done, ponieważ system powinien być do Ciebie dopasowany i jeśli w jakimś miejscu czujesz zgrzyt, to nie zmuszaj się. W końcu system mam Ci pomagać , a nie przeszkadzać.

 

Ten przewodnik jest opisem Getting Thing Done w pigułce. Jeśli chcesz poznać ten system dogłębnie, zachęcam do przeczytania książki „Getting Things Done” Davida Allena. Jest to nieomal biblia w kategorii zarządzania sobą w czasie.

Tak się składa, że jeden egzemplarz tej książki przeznaczyłam na nagrodę w konkursie. Jeśli chciałabyś wygrać swój egzemplarz tej książki, to śledź nasz fanpage – więcej szczegółów już za tydzień.

Przeczytaj również

ZRÓB WIOSENNE PORZĄDKI W SWOIM CZASIE Wracając dzisiaj ze spaceru zobaczyłam 3 osoby myjące okna. No tak - już za dwa dni pierwszy dzień wiosny. Sama nie reprezentuję ortodoksyjnego podejś...
JAK EFEKTYWNIE ODPOCZYWAĆ I PRODUKTYWNIE PRACOWAĆ?...   Granice między pracą i tym wszystkim co pracą nie jest, nigdy nie były bardziej rozmyte niż dzisiaj. Częściowo stało się to za sprawą smartfon...
TIP OF THE MONTH: SKUTECZNIE UMÓW SIĘ Z PRZYJACIÓŁ... Jak często spotykasz się w gronie przyjaciółek? Widzicie się z okazji Twoich urodzin, padacie sobie w ramiona, przepraszacie, że tak dużo czasu minęło...
6 PROSTYCH SPOSOBÓW BY ZORGANIZOWAĆ SIĘ W DOMU   Spójrzmy prawdzie w oczy: większość z nas marzy o tym by mieć więcej czasu. Tak naprawdę wcale nie chodzi o wydłużenie doby tylko o lepsze zorg...