Dla wszystkich pracujących w narzuconych przez pracodawcę godzinach, mam złą wiadomość: tradycyjny model pracy typu 8:00-16:00 jest mało produktywny! Ten model miał swoją rację bytu w czasach, kiedy większość ludzi pracowała fizycznie, ale dzisiaj, kiedy tak wiele stanowisk związanych jest z pracą umysłową jest on kompletnie niepraktyczny. Swojej opinii nie opieram na narzekaniu ludzi i ich braku zaangażowania, lecz na dowodach naukowych.

 

MIT 8-GODZINNEGO DNIA PRACY

Według danych Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD) najbardziej produktywne kraje na świecie (najwyższe PKB w roku) wcale nie mają ośmiogodzinnego dnia pracy. Wręcz przeciwnie. Najbardziej produktywne kraje mają najkrótszy tydzień pracy. Przykładowo mimo, że w Luxemburgu jest 30-godzinny tydzień pracy (czyli po 6 godzin przez 5 dni w tygodniu), PKB jest tam wyższe niż w innych państwach, które podobnie jak Polska ma 40-godzinny tydzień pracy. Oczywiście mówimy tu o uśrednionych danych.

Znam osoby, które z własnego wyboru pracują nawet kilkanaście godzin dziennie, znam też wiele osób usatysfakcjonowanych zawodowo, jak i prywatnie, które pracują zaledwie 4 godziny na dobę. Obydwa podejścia są w porządku dopóki są spójne z priorytetami tych osób i nie zaburzają ich poczucia równowagi między sferą prywatną i zawodową. Zatem podstawową kwestią jest bycie świadomym swoich priorytetów. Jeśli jesteś jak większość znanych mi ludzi, to marzysz o wysokim wynagrodzeniu za pracę, którą kochasz i która pozostawia Ci sporą elastyczność w kwestii harmonogramu dnia. Jeśli Ty również zaliczasz się do tych osób, to ten artykuł jest właśnie dla Ciebie.

 

LICZY SIĘ JAKOŚĆ, NIE ILOŚĆ

Jeśli jesteś jak większość ludzi, Twój dzień pracy jest mieszanką pracy na niskich obrotach z permanentnym rozproszeniem (sms’y, e-mail’e, social media, itp.). Przyczyna jest prosta: na wykonanie zadania jest przecież aż 8 godzin. Co więcej narzucone godziny pracy powodują, że wiele osób pracuje nie wtedy, kiedy ma najwyższą wydajność, lecz wtedy, kiedy jest czynne biuro.

Inaczej sprawy się mają u ludzi zorientowanych na rezultat. Kiedy celem nie jest przepracowanie ośmiu godzin, lecz wykonanie konkretnego zadania, perspektywa ulega zmianie. Zadaniowy czas pracy powoduje, że kiedy masz do wykonania jakąś pracę, poświęcasz się jej w 100% i starasz się ją wykonać jak najszybciej. Ten koncept nie jest wcale niczym nowym. W książce „Nadgodziny są do bani!”[i] możesz przeczytać o tym jak nieefektywny jest ośmiogodzinny dzień pracy. Przecież żaden pracodawca nie chce, tak naprawdę płacić za czas, który pracownik spędza, przy biurku, lecz za efekty jego pracy. Autorki proponują więc nowy model pracy tzw. ROWE (Results-OnlyWork Environment), czyli środowisko pracy skupione tylko na wynikach.

Aby to lepiej wyjaśnić przytoczę przykład sportu. Badania wykazały, że najlepsze rezultaty osiąga się ćwicząc w tzw. interwałach, a dokładnie, że krótki, ale intensywny wysiłek jest bardziej efektywny niż długie ćwiczenia o niskiej intensywności. Idea jest więc prosta: po intensywnej aktywności należy zastosować jakościowy odpoczynek i regenerację. Wyniki wskazują, że większość wzrostu pochodzi właśnie z procesu regeneracji, ale jednocześnie, jedyną metodą by prawdziwie odpocząć jest przemęczenie się w fazie ćwiczeń.

Ta sama zasada odnosi się do pracy. Najlepszą efektywność masz w krótkich odcinkach intensywnej pracy. Pisząc o krótkich odcinkach mam na myśli te trwające 1-3 godziny. Ale to musi być naprawdę prężna praca, bez żadnych zakłóceń  i rozpraszaczy. Kiedy wreszcie zrobisz sobie przerwę na regenerację, powinny Ci przyjść do głowy odkrywcze pomysły i kreatywne rozwiązania.

Oczywiście nie chodzi o to, by przez 3 godziny nie odchodzić od komputera. Dyscyplina też musi mieć jakiś umiar. Dlatego proponuję metodę Pomodoro. Polega ona na wykonywaniu pracy w 25 minutowych sekwencjach przerywanych 5 minutowymi przerwami. 5 minut to dokładnie tyle ile trzeba, aby zaparzyć herbatę, albo skorzystać z toalety. Dopiero po 4 pomidorach, czyli po prawie 2 godzinach, jest czas na dłuższą przerwę. Taki system pracy utrzymuje Cię w dyscyplinie, ale jednocześnie zmusza do zrobienia sobie przerwy na tak podstawowe sprawy jak wizyta w toalecie, czy uzupełnienie płynów, o czym „pracusie” często zapominają.

W jednym z badań omówionych podczas Międzynarodowej Konferencji w zakresie Projektowania (International Conference on Engineering Design- ICED) zaledwie 16% respondentów[ii] zadeklarowało, że są kreatywni podczas wykonywania pracy. Generalnie zapewniali, że pomysły przychodziły im w domu, w komunikacji miejskiej, lub podczas odpoczynku.

Powód jest prosty. Kiedy pracujesz bezpośrednio nad zadaniem, Twój umysł jest skoncentrowany na tej jednej czynności. Natomiast, kiedy nie pracujesz, Twoje myśli swobodnie przepływają.

Kiedy wykonujesz jakąś zautomatyzowaną czynność (np. prowadzisz samochód) bodźce zewnętrzne (np. mijane budynki i pejzaże) podświadomie wywołują wspomnienia i inne myśli. Ponieważ Twój umysł wędruje zarówno w sensie kontekstowym (między różnymi tematami) jak i czasowym (między przeszłością, przyszłością i teraźniejszością) Twój mózg robi różne połączenia związane z problemem, który próbujesz rozwiązać.

Reasumując, aby uzyskać najlepsze rezultaty warto pracować intensywnie przez 1-3 godzin, skupiając się na jednym zadaniu. Następnie należy sobie zrobić regeneracyjną przerwę (i tak w kółko). Dzięki temu wykonasz duży kawał  mrówczej pracy (kilkugodzinne skupienie) i jednocześnie przygotujesz umysł do kreatywnego myślenia podczas przerwy (przestawiając się na regenerację włączasz tryb kreatywnego myślenia, związanego z pracą). Dlatego kiedy jesteś w pracy to wykonuj ją na 100%, a kiedy kończysz pracę to odpoczywaj w pełni (żadnego odbierania służbowego telefonu i odpisywania na maile!).

 

O SUKCESIE DECYDUJĄ 3 PIERWSZE GODZINY

Amerykański psycholog Ron Friedman twierdzi, że 3 pierwsze godziny Twojego dnia są najcenniejszym czasem dla maksymalizacji produktywności.

Na ogół każdy człowiek ma 3-godzinne okno prawdziwego skupienia. Cała sztuka polega na tym, aby zrobić jak najlepszy użytek z tych 3 magicznych godzin.

Zacznijmy od snu. Badania potwierdzają, że mózg, a dokładnie kora przedczołowa, jest najbardziej aktywna i gotowa do kreatywności natychmiast po przebudzeniu. Twój podświadomy umysł wędrował sobie podczas snu, robiąc kontekstowe i czasowe połączenia. Dlatego natychmiast po przebudzeniu Twój umysł jest najbardziej przygotowany do pracy koncepcyjnej.

Ale to nie wszystko. Badania naukowe związane z siłą woli i samokontrolą potwierdzają, że najwięcej energii i najsilniejsza wolę mamy natychmiast po przebudzeniu. Im więcej czasu minie od przebudzenia tym słabsza jest Twoja wola. Zatem najlepszą porą na pracę są trzy pierwsze godziny po przebudzeniu. To świetna wiadomość dla skowronków i jednocześnie motywacja dla sów do podjęcia próby zmiany harmonogramu.

Właśnie dlatego pierwsze co robię po przebudzeniu to 15minutowe ćwiczenia (wieczorem nie miałabym już tyle silnej woli, by to zrobić, a na dłuższe ćwiczenia nie chcę marnować moich magicznych 3 godzin). Potem jak najszybciej siadam do pracy, by jak najlepiej wykorzystać moje „okno produktywności”.

 

DBAJ O SWOJE PORANKI

Wiem, że nie każdemu będzie pasował harmonogram uwzględniający przytoczone przeze mnie wyniki badań. Wspomniane już sowy, samotni rodzice, czy osoby pracujące w biurze mogą mieć problem z efektywnym wykorzystaniem swojego „okna produktywności”. Ale jeśli chcesz zwiększyć swoją efektywność, to warto spróbować wykorzystać fakty naukowe i przekuć je na swoją korzyść. Aby wykorzystać te 3 godziny zaczęłam wstawać godzinę wcześniej. Wcześniejsza pobudka najczęściej wiąże się z wcześniejszym pójściem spać lub z drzemką w ciągu dnia. Osobiście wolę jednak wcześniej wstać i popracować zaraz po przebudzeniu, niż pisać artykuły  po położeniu dziecka spać. Po prostu wtedy najczęściej brak mi już silnej woli i energii.

Warto jednak spróbować wykorzystać chociaż część z tych 3 magicznych godzin. Jeśli pracujesz w biurze możesz zawsze spróbować zminimalizować czas przygotowania do wyjścia. Tak by znaleźć się w biurze w czasie jak najkrótszym od przebudzenia.

Polecam również wypróbować metodę 90-90-1. Polega ona na tym, że przez 90 dni spędzasz pierwsze 90 minut dnia pracy na swoim najważniejszym priorytecie. Jeśli zaczniesz stosować tę zasadę, na pewno nie będziesz zaczynać dnia od sprawdzenia maila lub facebooka.

Dbaj o swoje poranki i nie marnuj ich na spotkania (lepiej zaplanować je na popołudnie), ani na media społecznościowe. Zarezerwuj te 3 pierwsze godziny dla ważnych projektów.

 

POŁĄCZENIE UMYSŁ-CIAŁO

To co robisz poza pracą jest tak samo ważne dla Twojej produktywności, jak to co robisz w czasie pracy. Masa badań wskazuje, że ludzie, którzy regularnie ćwiczą są bardziej produktywni w pracy. W końcu jakby na to nie patrzeć Twój mózg również jest częścią Twojego ciała.

Jeśli chcesz funkcjonować na najwyższym poziomie, powinieneś mieć holistyczne podejście do życia. Jesteś jak system. Jeśli zmienisz jeden element, to tym samym zmieniasz wszystko. Popraw jeden obszar swojego życia, a pozostałe obszary też ulegną poprawie.

Poza ćwiczeniami na Twoją produktywność ma wpływ również dieta. To jak się odżywiasz wpływa na Twój poziom skupienia, na jakość snu i produktywność.

Założyciel Narodowego Instytutu Zabawy (NationalInstitute for Play) Stuart Brown jest specjalistą w zakresie zabawy (brzmi dziwnie, prawda). Wyniki jego badań wskazują, że za pomocą zabawy można polepszyć prawie wszystko. W swoim TED talk z 2008roku, Stuart Brown powiedział, że zabawa powoduje zwiększenie się plastyczności mózgu, zwiększa też adaptacyjność i kreatywność. Ale to nie wszystkie zalety zabawy. Zabawa poprawia pamięć, skupienie, umiejętność uczenia się języków, zdolności matematyczne, pomaga kreatywnie rozwiązywać problemy, zwiększa motywację do osiągania celów. Podnosi również takie umiejętności społeczne jak współpraca, rozwiązywanie konfliktów, praca zespołowa, umiejętności przewodzenia, kontrolowanie impulsów i zachowań agresywnych.

Posiadanie zbalansowanego życia jest kluczem do wysokiej produktywności. To zupełnie jak w filozofii taiji. Życie musi być zrównoważone za dużo Yin lub Yang prowadzi do marnowania zasobów (np. energii, czasu). Celem jest utrzymanie równowagi – złotego środka.

 

MUZYKA DLA MÓZGU

Kiedyś uważałam, że muzyka podczas pracy lub nauki jest zbędnym rozpraszaczem. Z czasem zmieniłam zdanie. Odpowiednio dobrana muzyka może pomóc się skupić.

Elizabeth Hellmuth Margulis w swojej książce „On Repeat”[iii] tłumaczy dlaczego ciągłe słuchanie muzyki poprawia umiejętność skupienia się. Kiedy słucha się wciąż jednej piosenki „rozpływasz się” w niej, co blokuje Twój umysł przed odpływaniem. Najlepiej sprawdza się tu muzyka klasyczna, lub filmowa, ale ja najczęściej przy pracy, wybieram muzykę nastawioną na fale gamma. Te fale towarzyszą wysokiej aktywności mózgu dlatego słuchanie muzyki wywołującej ten rodzaj fal zwiększasz swoje skupienie.

 

Nauka mówiąc nam o tym jak funkcjonuje nasz umysł, daje nam wyraźne podpowiedzi. Wystarczy tylko wykorzystać je w życiu, by stać się bardziej efektywnym. Czasem oznacza to konieczność przełamania się lub zmiany, która nie jest łatwa, ale jak napisał Sydney Harris: „Naszym paradoksem jest to, że jednocześnie kochamy zmiany i ich nienawidzimy. Tym, czego naprawdę chcemy jest sytuacja, gdy rzeczy pozostają takie same, ale stają się lepsze.”

 

KTÓRĄ Z OPISANYCH METOD CHCIAŁABYŚ ZASTOSOWAĆ OD DZIŚ?

 

_____________________________________________________

[i]Ressler, C. i Thompson, J. (2012) Nadgodziny są do bani! Pracuj dla efektu, a nie dla idei. Gliwice: Wydawnictwo Helion

[ii]Culley, S., Hicks, B. iMcAloone, T. (2011)Proceedings of Iced11, Vol. 7: Human Behaviour in Design. Wydawnictwo Design Society

[iii]Margulis, E. H. (2014) On Repeat. Wydawnictwo: Oxford University Press

Przeczytaj również

Wybieram szczęście! Czyli jak nastawienie wpływa n... Którą wstałaś dzisiaj nogą? Od rana kipisz pozytywną energią, czy może mamroczesz pod nosem, że świat jest okrutny i "fukasz" na swoich bliskich? Czę...
TIP OF THE MONTH: PODKRĘĆ PRODUKTYWNOŚĆ TELEFONEM!...   Telefon komórkowy nie jest już narzędziem jednofunkcyjnym. Dzisiaj nie mówimy już raczej o telefonach, ale o smart-fonach, które są niczym cent...
TIP OF THE MONTH: POMYŚL O TYM CO KOCHASZ! Czy oglądałaś kiedyś "Dźwięki muzyki"? Ja, tak. Niezliczoną ilość razy. Uwielbiam ten film nie tylko za fantastyczne piosenki w wykonaniu Julie Andrew...
WYKORZYSTAJ SWÓJ WEWNĘTRZNY HARMONOGRAM PRODUKTYWN... Twoja lista zadań nigdy nie jest pusta? Nawet w dni wolne myślisz o pracy? Chciałabym jakimś magicznym sposobem podarować Ci dodatkową godzinę każdego...