Być może zastanawiasz się czemu spośród tylu metod produktywności to właśnie Getting Things Done zyskało taką popularność. Odpowiedź jest prosta: bo działa! Ogromną przewagą tej metody jest to, że jej skuteczność została dowiedziona empirycznie.

W roku 2008 Francis Hevlighen i Clément Vidal – badacze Free University of Brussels – opublikowali esej, w którym po raz pierwszy wymieniono naukowe podstawy metody Getting Things Done. Esej ten stanowi podsumowanie innowacji, które wprowadziło GTD i dowodzi jego skuteczności.
Oto 7 powodów dla których Getting Things Done działa:

1
PAMIĘĆ ZEWNĘTRZNA ODCIĄŻA MÓZG I JEST NIEZAWODNA

Jedną z podstawowych zasad GTD jest kolekcjonowanie wszystkiego co przyciągnie naszą uwagę. Nie kolekcjonujemy tego jednak w naszych i tak już zajętych głowach, lecz poza nimi, np. w notesie, na komputerze, w aplikacji.

Nasza pamięć (długo- i krótko-trwała) jest ograniczona, zatem poleganie na niej w przypadku ważnych kwestii nie jest rozsądne. Używanie mózgu do przechowywania informacji jest dla niego obciążeniem, ponieważ wymaga dużej aktywności neuronalnej, aby zachować informacje bez zakłóceń. Korzystając z „pamięci zewnętrznej” (np. notes, aplikacja), redukujemy stres związany z koniecznością ciągłego zapamiętywania oraz zyskujemy pewność, że odzyskamy dokładnie to, co tam umieściliśmy (zapisaliśmy).

2
ZADANIA ZAPISANE TAK, BY URUCHAMIAĆ DZIAŁANIA

Inną zasadą w GTD jest zapisywanie zadań w sposób precyzyjny i w  trybie rozkazującym, np. zadzwoń do mamy złożyć życzenia urodzinowe, albo zarezerwuj salę z flipchartem dla 2 osób na spotkanie 14 bm. 12:00-12:30.
Kiedy czytamy zadanie zapisane w trybie rozkazującym, nasz mózg od razu nastawiony jest na działanie, bo odbiera to jako polecenie. Jesteśmy popychani do działania już w momencie przeglądania listy zadań.

Precyzyjne zapisywanie zadań, również jest nie bez znaczenia. Kiedy przeglądasz listę zadań mózg uruchamia serię neuronalnych procesów, które leżą u podstaw każdego działania. Jeśli to działanie nie jest dobrze zdefiniowane, Twój mózg musi ponownie włożyć duży wysiłek w zrozumienie i procesowanie. Na przykład jeśli zadanie będzie brzmiało zarezerwuj salę (bez dodatkowych szczegółów), to mózg zaczyna tracić czas  na przypomnienie sobie po co w ogóle miała być ta sala, na kiedy, dla ilu osób i jaki musi być w niej sprzęt. Jeśli jednak dopiszesz te informacje przy zadaniu, to nie będziesz potem drugi raz tracić czasu na analizę.

Jeśli, zgodnie z sugestiami Davida Allena, już wcześniej ustaliłaś co dokładnie trzeba zrobić i zapisałaś to w zadaniu, to zdefiniowanie kolejnego kroku będzie proste. W ten sposób zmniejszy się wysiłek mózgu, Twój poziom stresu i szanse na to że będziesz prokrastynować, czyli odkładać zadanie.

Co więcej GTD określa co należy zrobić z zadaniami na poszczególnych listach.
Na Przykład:

  • rzeczy na liście najbliższe działania – należy wykonać najszybciej jak to możliwe,
  • to co jest na liście projektów – należy zaplanować,
  • a punkty z listy kiedyś/może – należy przeanalizować, aby stwierdzić, czy to jest moment, kiedy chcę zrealizować dany projekt (przesunąć na listę projekty).

3
DZIAŁANIE ADEKWATNE DO ZASOBÓW

GTD mówi o tym, że wybór czynności do wykonania, powinien być uzależniony, przede wszystkim, od uwarunkowań środowiska (konteksty).

Zadanie jest wykonane bardziej efektywnie jeśli mamy dostępne wszystkie fizyczne i mentalne zasoby, których potrzebujemy. Istnieją takie uwarunkowania (narzędzia, poziom energii mentalnej itp.), które wspomagają wykonanie określonych zadań, podczas gdy wykonaniu innych szkodzą.

4
NIWELOWANIE PRZENOSZENIA UWAGI

Przełączanie się między kontekstami (np. @telefon, @komputer) pochłania czas i energię, a w produktywności chodzi przecież o ich minimalizowanie. Twojemu umysłowi trudno jest ponownie skupić się na raz przerwanym zadaniu. To dlatego częste zakłócenia zmniejszają znacząco produktywność.

Praca w blokach, np. w kontekstach ogranicza przełączanie uwagi z zadania na zadanie, z tematu na temat. Dzięki temu rzadziej przenosimy uwagę i nie tracimy czasu, który mózg potrzebuje na zanurzenie się w zadaniu.

Reguła dwóch minut również bazuje na tej zasadzie.

5
WDRAŻANIE JEST WAŻNIEJSZE NIŻ PLANOWANIE

W przeciwieństwie do innych systemów, GTD nie podkreśla roli priorytetów, kamieni milowych czy deadline’ów. Każdy dzień przynosi nowe informacje, wyzwania i szanse, więc plany i priorytety muszą dawać się adaptować do zmieniających się warunków. GTD pomaga nam być gotowymi na wszystko, bez zapominania o zobowiązaniach. To reaktywne podejście może zredukować wpływ tego co niespodziewane, ponieważ przyjmujemy to co się pojawia (planowanie ogranicza się do najbliższych działań).

Planowanie wciąż jest istotne, ale wymaga elastycznego podejścia. To jak ważny jest kontekst (np. samopoczucie i poziom energii) przypomina nam, że plany są podporządkowane obecnej sytuacji.

6
ORGANIZUJĄC CODZIENNOŚĆ PRZYGOTOWUJE GRUNT POD REALIZACJĘ CELÓW

W przeciwieństwie do innych podejść, GTD zaczyna od dołu (konkretnych zadań), a nie od góry i wielkich celów.

Rolą Getting Things Done jest pomóc Tobie ogarnąć codzienność, stworzyć wzorzec postępowania z każdym zadaniem. Jednak właśnie dzięki temu zorganizowaniu codzienności zyskujesz czas i przestrzeń w umyśle (mózg w stresie nie jest kreatywny) potrzebną do realizacji celów, zaś realizacja celów staje się Twoją codziennością.

Posiadanie nierozwiązanych problemów powoduje lęk i brak kontroli, co sprawia, że trudno jest się martwić o wyższe cele.

Chodzi o to, że odzyskując kontrolę nad drobnymi codziennymi sprawami zyskujesz przestrzeń na rozważanie wprowadzenia dużych projektów – celów.

7
UŻYWANIE INFORMACJI ZWROTNEJ, BY POZOSTAĆ NA WŁAŚCIWEJ DRODZE

Wydaje się, że trudno jest decydować o następnych działaniach bez planowania. Getting Things Done uczy Cię działać z listą kolejnych działań, która zawiera jedynie najbliższe kroki potrzebne, by ruszyć z projektami.

Krótka lista zadań przede wszystkim niweluje uczucie przeładowania, daje też większą elastyczność w przypadku zmian. Każde odhaczone zadanie dodaje nam skrzydeł, co może zaowocować tzw. flow, czyli stanem mentalnym charakteryzującym się wysoką produktywnością, w którym praca jest wykonywana bez stresu, przy mniejszym wysiłku i z poczuciem pełnej satysfakcji.

 

Na zakończenie cyklu poświęconego Getting Things Done mam propozycję dla tych, którym wciąż jest jeszcze mało i chcieliby zdobyć swój własny egzemplarz książki.
Zrób zdjęcie swoim ulubionym narzędziom zarządzania sobą w czasie i opublikuj je w komentarzu pod konkursowym postem przypiętym na fanpage, lub ogranicz się do ich opisu w komentarzu. Najciekawsze zgłoszenie konkursowe zostanie nagrodzone książką “Getting Things Done” Davida Allena.

 

Zapoznaj się z regulaminem konkursu.

 

 

Przeczytaj również

STWÓRZ SWÓJ OSOBISTY SYSTEM PRODUKTYWNOŚCI       Ostatnie kilka lat mojego  życia spędziłam badając i wdrażając systemy pomagające zwiększyć produktywność. Wypróbowałam sy...
PERFEKCYJNA PRZERWA, CZYLI CO O PRZERWACH WIEDZĄ N... W tym tygodniu zawitała do Warszawy prawdziwa deszczowa jesień. Prawie nieustająca mżawka spowodowała u mnie spadek formy. W zeszłym miesiącu napisała...
TIP OF THE MONTH: 5 SPOSOBÓW NA PRODUKTYWNE WYKORZ... Dożyliśmy czasów, w których każdy stał się fotografem-amatorem. Już prawie każdy człowiek żyjący w kraju rozwiniętym ma w swojej kieszeni aparat fotog...
Kobieta według “sieciówki” Fakt posiadania nowego komputera służbowego zagnał mnie do centrum handlowego. Celem mojej eskapady było kupno torby, która pomieściłaby tenże kompute...