Japończycy są narodem, który jest mistrzem w udoskonalaniu. Weźmy na przykład ceremonię parzenia herbaty, której korzenie są w Chinach, czy produkcję samochodów, których pierwsze prototypy powstały przecież w Niemczech. Japończycy mają naturalną zdolność do brania tego co już istnieje i jest dobre, a następnie zamieniają to w coś, co jest niemal idealne. Myślę, że to dlatego, że Japończycy, jako kultura, cechują się dążeniem do mistrzostwa, czyli nieustannym doskonaleniem siebie, swoich umiejętności i produktów.

 

Japońskie dążenie do mistrzostwa, związane jest z silnym zaangażowaniem ludzi w swoją pracę. Wykonywanie pracy jest czymś ważnym, ale jeśli dodatkowo wiesz, że Twoja praca ma znaczenie i czujesz, że ludzie potrzebują tego co robisz, to daje to ogromnego kopa do działania i doskonalenia swoich umiejętności.

Zastanawiam się czy współczesna zachodnia kultura pracy oferuje tyle sensu i znaczenia jakie dostarczała kiedyś, lub tyle sensu ile wciąż zdaje się mieć praca dla Japończyków.

 

Podczas niedawnej wizyty w restauracji usłyszałam, jak przy sąsiednim stoliku mama powiedziała do rozrabiającego dziecka: „jak się będziesz źle zachowywać i nie będziesz się uczyć, to skończysz jako kelner”.

Co jest nie tak w byciu kelnerem? Czy jakikolwiek zawód jest zły, albo gorszy?

Myślę, że wiele osób z zachodnich kultur odpowiedziałoby twierdząco, podczas gdy wciąż jest na świecie wiele miejsc, gdzie odpowiedź byłaby przecząca, a zawód kelnera jest szanowany jak każdy inny.

 

W Japonii mamy do czynienia z ogromną potrzebą bycia użytecznym społecznie. Wartość człowieka określa, to jak bardzo jest on potrzebny innym. Z tego względu ustąpienie osobie starszej miejsca w komunikacji, może być przez nią odebrane jako zniewaga (sugerowanie, że wiek czyni ją mniej sprawną, a więc i  mniej użyteczną społecznie).

Czy zawód kelnera jest potrzebny? Oczywiście, bo do restauracji idę po to by się nie narobić, lecz by być obsłużoną. Nie ma więc wątpliwości w kwestii użyteczności kelnera. Czy ważna jest jakość pracy, którą wykonuje? Tak, ponieważ opryskliwy i niemiły kelner może popsuć atmosferę podczas romantycznej kolacji. Zaś pomocny kelner z szeroką wiedzą o serwowanych daniach, może spowodować, że klienci z chęcią będą wracać.

Kelner, który ma świadomość jak jego profesjonalizm przekłada się na nastrój gości i tym samym na biznes pewnie  jest dumny z tego, że pomaga innym, uważa to za swoją misję i pragnie ją wypełniać na jak najlepszym poziomie.

 

Z tej tendencji zrodziła się filozofia Kaizen (kai – zmiana, zen – mądrość) – idea zmiany na lepsze.

 

KAIZEN

Filozofia Kaizen powstała kiedy, zaraz po II wojnie światowej, kilka japońskich firm stwierdziło, że robienie rzeczy tak jak robili to do tej pory jest złym pomysłem, szczególnie biorąc pod uwagę, że nagle stały się dostępne nowe możliwości i narzędzia, które pozwalały na większą konkurencyjność.

 

Ten rodzaj ustawicznego doskonalenia można rozłożyć na 6 kroków:

  1. Ujednolicenie: stwórz proces dla jakiegoś powtarzalnego zadania.
  2. Pomiar: zbadaj czy proces jest efektywny za pomocą danych jakościowych, jak np. czas potrzebny na ukończenie zadania, ilość zużytego surowca itp.
  3. Porównanie: porównaj swoje pomiary z własnymi oczekiwaniami. Czy ten proces oszczędza czas? Czy ten proces zajmuje za dużo czasu? Czy daje to oczekiwany rezultat/produkt?
  4. Wprowadź innowacje: szukaj nowych, lepszych sposobów na wykonanie zadań. Szukaj mądrzejszych, bardziej efektywnych dróg do tego samego celu. Drogi bardziej produktywnej.
  5. Ujednolicenie: stwórz powtarzalny określony proces dla tych nowych, bardziej wydajnych czynności.
  6. Powtórz: wróć do punktu pierwszego i zacznij znowu/ od początku.

Główną ideą Kaizen jest dążenie do tego, aby  produkt, czy usługa odpowiadały określonym standardom. Nasze wymagania z kolei wciąż ulegają zmianie, a więc chodzi de facto o niekończący się proces ulepszania.

 

Jak łatwo zauważyć koncepcja Kaizen została stworzona w odniesieniu do produkcji, ale czy nasza codzienna praca i wykonywane zadania (jakiekolwiek by nie były) nie są również procesem wytwarzania, który daje określone „produkty”?

Kaizen oznacza permanentne ulepszanie i możesz je zastosować w każdej dziedzinie życia i pracy niezależnie od wykonywanego zawodu.

Patrząc na to z tej perspektywy możemy wykorzystać Kaizen np. do doskonalenia naszego systemu produktywności.

Osobiście korzystam z Kaizen, przy okazji wielu powtarzalnych czynności. Na przykład kiedy zajmowałam się produkcją biżuterii mierzyłam czas na różnych etapach. Najbardziej niezadowolona byłam z czasu, który zajmowała mi inwentaryzacja. Zaczęłam się zastanawiać, jak mogłabym ten czas skrócić. Zaczęłam od wprowadzenia listy produktów, na którą wystarczyło wpisać odpowiednią liczbę sztuk. Czas inwentaryzacji się skrócił, ale nie byłam do końca usatysfakcjonowana. W kolejnym cyklu wprowadziłam więc trzymanie materiałów w paczkach o odpowiedniej pojemności (od razu po zakupie przekładałam materiały do opakowań zbiorczych). Dzięki temu podczas inwentaryzacji większość była już policzona: wystarczyło policzyć opakowania zbiorcze, np. 3 torebki po 50 sztuk i dodać do tego to co było w napoczętych opakowaniach. Tym sposobem inwentaryzacja zamiast kilku godzin, zajmowała mi jedną.

Ciągłe ulepszanie może wydawać się wyczerpujące, ale w momencie, w którym stanie się to Twoim mentalnym podejściem do działania, będzie to naturalne.

 

PUŁAPKA KAIZEN

Kaizen ma też pewną pułapkę. Wystrzegaj się sytuacji kiedy spędzasz więcej czasu poszukując nowych narzędzi, niż wdrażając je i działając.

 

Najlepszym systemem produktywności jest ten, który Ci pomaga wykonywać zadania, a najlepsze aplikacje to te, których faktycznie będziesz używać i będą one Ci pomagać i usprawniać, a nie przeszkadzać. Miej to w pamięci, szukając sposobów na optymalizację pracy.

 

 

JAK WYKORZYSTAĆ KAIZEN NA  CO DZIEŃ

Kaizen jest bardzo łatwe do wdrożenia. Ponieważ jest to bardziej filozofia, niż metodologia: nie ma narzędzi, ani aplikacji. Kaizen możesz wykorzystać w pracy oraz w życiu prywatnym.

 

  1. Przede wszystkim zacznij wypatrywać sposobu na lepsze wykonywanie swojej pracy.

Zrób audyt czasu. Możesz w tym celu zapisywać wszystkie czynności w pliku, na kertce, lub w użyć aplikacji Rescue Time.

Wybierz cykliczne czynności i zobacz ile czasu zajmują.

Wybierz jedną czynność, która Twoim zdaniem zajmuje za dużo czasu i popracuj nad jej usprawnieniem.

Możesz tez uruchomić stoper przy wykonywaniu określonej cyklicznej czynności, aby sprawdzić ile czasu zajmie. Jeśli nie jesteś zadowolona z wyniku, zastanów się jak zoptymalizować ten proces.

Kiedy już wdrożysz wymyślone udoskonalenia, czas poświęcony na poszukiwanie rozwiązań odzyskasz z nawiązką.

 

  1. Jak już znajdziesz sposób na uczynienie swojej pracy bardziej wydajną, spędź trochę czasu badając ją. Jeśli wymyślona metoda współgra z Twoim stylem pracy to wypróbuj i sprawdź czy faktycznie zaoszczędzi Twój czas.

To że zawsze cos robiłaś w określony sposób nie znaczy, że warto tak to robić do końca życia. Kiedyś prano na tarze, dzisiaj w pralce – czy to nie jest bardziej efektywne? Kupując nowy model pralki, samochodu czy telefonu chyba się nie bronisz mówiąc „ten model przecież zawsze działał, to po co go zmieniać? Po co nowy np. telewizor? By był lepszy, większy, płaski, kolorowy, bez kineskopu.

 

Pamiętaj by zacząć od czegoś małego i robić małe kroczki ku poprawie – to esencja Kaizen.

 

MINIMALIZUJ STRATY

Jedna z zasad Kaizen mówi o minimalizowaniu strat wszędzie gdzie to możliwe. Stratą mogą być zmarnowane podczas pracy czas i energia, ale również zmarnowany wysiłek.

Spędzanie czasu na spotkaniach, które są zbędne, pisanie raportów których nikt nie czyta – to dobre przykłady marnacji, której często można uniknąć, lub wymyślić bardziej efektywny  sposób pracy.

Istnieją spotkania, które muszą się odbyć i raporty, które muszą powstać. Jeśli jednak nie są ważne, ani pomocne, znajdź sposób na ich zautomatyzowanie, lub delegowanie komuś innemu.

 

 

WYKORZYSTAJ KAIZEN W BUDOWANIU NAWYKÓW

Kaizen to zmiany wykonywane małymi kroczkami. Takim małym krokiem może być 1 minuta dziennie poświęcona określonej czynności. Codziennie przez minutę rób przysiady, ucz się języka obcego, odgruzowuj mieszkanie (1 minuta dziennie, albo 1 szuflada dziennie). I tak każdego dnia, o tej samej porze dedykujesz jedną minutę jednej i tej samej czynności. To, że łatwo jest osiągnąć sukces (to tylko 60 sekund) działa motywująco.

 

To świetna metoda nie tylko doskonalenia, ale też wprowadzania nowych nawyków. Załóżmy, że chcesz zacząć ćwiczyć. Zacznij od robienia przysiadów przez jedną minutę każdego dnia. To wszystko. Tylko jedna minutka i po wszystkim i możesz przejść do innych zadań. Choćby to miało być byczenie się na kanapie. Każdy da radę wygospodarować 60 sekund w ciągu doby. To brzmi o wiele prościej niż biegaj przez 30 minut lub ćwicz przez godzinę. Coś co ma trwać tak długo łatwiej jest prokrastynować (odkładać na później).

 

A oto przydatne wskazówki:

  1. Włącz swoją minutkę w rytuał.

Jeśli chcesz robić przysiady możesz zacząć od razu po przebudzeniu, albo robić je podczas mycia zębów (to już 3 minuty, czyli Kaizen level pro). Z całą pewnością unikaj pór w których coś może Ci przeszkodzić (minutę przysiadów może być trudno wykonać w biurze).

  1. Kiedy masz ochotę zdezerterować przypomnij samej sobie, że to przecież tylko minutka.
  2. Wybierz takie zadanie, które pozwoli ci dostrzec zmiany zachodzące z dnia na dzień. Przysiady są dobrym przykładem, bo łatwo dostrzec, że robisz więcej przysiadów w ciągu minuty, albo mniej się przy tym męczysz.

 

Z czasem widząc rezultaty sama możesz zdecydować by wykonywać tę czynność dłużej. Jeśli zdecydowałaś się na gruntowne porządki, to możesz zacząć od jednej szuflady dziennie, by przejść do 1 szafki, a nawet 1 pokoju dziennie. Kaizen wciąga. Najważniejsze, to nie odpuszczać swojego minimum. Działaj codziennie, choćby przez minutę. Kończ wtedy, kiedy masz na to ochotę, bo chodzi o nie stracenie pasji do tego co robisz.

 

 

PODSUMOWANIE

Robienie rzeczy w znany nam sposób jest łatwe. Ale robiąc wszystko wciąż tak samo hamujesz swój postęp. Kiedy szukasz lepszych sposobów pracy, uczysz się nowych umiejętności, osiągasz cele, z których jesteś dumna, stajesz sie bardziej wartościowym pracownikiem. Wprowadzaj pozytywne zmiany i oczywiście oszczędzaj czas i energię. To nie jest łatwe, ale jest tego warte, ponieważ znajdując sposób na skrócenie czasu wykonywania  obowiązków, zyskujesz więcej czasu na przyjemności.

Lepiej jest zrobić małe usprawnienie dzisiaj, niż wielkie jutro.

 

Jakie cyklicznie wykonywane przez Ciebie zadanie, wymaga udoskonalenia?

 

Przeczytaj również

SKUTECZNY SYSTEM ZARZĄDZANIA ZADANIAMI – ANA... Chyba każdy wie czym jest lista zadań i podejrzewam, że większość osób taką ma. Dłuższa lub krótsza, na kartce, czy w telefonie, ale jest. I może myśl...
ZRÓB WIOSENNE PORZĄDKI W SWOIM CZASIE Wracając dzisiaj ze spaceru zobaczyłam 3 osoby myjące okna. No tak - już za dwa dni pierwszy dzień wiosny. Sama nie reprezentuję ortodoksyjnego podejś...
5 POMYSŁÓW NA ROZPOCZĘCIE PRODUKTYWNEGO DNIA PRACY... Jak często przychodzisz do biura i zastanawiasz się: „od czego zacząć?”. Jeśli masz pilne zadanie do wykonania lub poranne spotkanie to wybór jest ocz...
12 wskazówek na szybki makijaż dla zapracowanej ma... Dzisiaj będzie krótko i konkretnie, bo tu właśnie o czas chodzi. Jeśli lubisz sobie pospać "do oporu", a potem "robisz oko" między gryzem kanapki, a...