Jak często przychodzisz do biura i zastanawiasz się: „od czego zacząć?”. Jeśli masz pilne zadanie do wykonania lub poranne spotkanie to wybór jest oczywisty. Ale przyznaj się, jak często dzień pracy zaczęłaś od odpowiadania na maile, czyli od odpowiadania na cudze potrzeby, zamiast zacząć od realizacji swoich projektów? Takie działanie jest naturalne. Otwieranie, czytanie, odpowiadanie i archiwizowanie wiadomości daje poczucie wykonania wielu zadań i tym samym poprawia nam samopoczucie. Jednak rozpoczynanie dnia pracy czytaniem maili nie jest najbardziej produktywnym wykorzystaniem możliwości, które daje Ci początek dnia. Badania pokazują, że dla większości ludzi poranek jest najlepszą chwilą na kreatywne myślenie, uczenie się i rozumienie.

W okresie produkcyjnym masz ok 10.000 poranków (5 dni w tygodniu x 50 tygodni x 40 lat). Jeśli chcesz z każdego poranka wycisnąć ile się da, oraz maksymalnie wykorzystać możliwości mózgu, musisz stworzyć i wdrożyć rytuał, który sprawi, że najważniejsze zadania zostaną wykonane z samego rana.

 

5 pomysłów na rozpoczęcie produktywnego dnia w pracy

Oto 5 mega pomysłów na rozpoczęcie produktywnego dnia pracy:

 

  1. Zacznij w dobrym nastroju

Kiepsko poszedł Ci wczorajszy dzień? Czy ktoś nie docenił Twojej pracy? Czy wszyscy zapomnieli o Twoich urodzinach?

Nie pozwól myślom o przeszłości przedostać się do Twojego dzisiaj. Rozpamiętywanie przeszłości może wprawić Cię w zły humor i dać, osobie która Cię zraniła, moc nad Twoimi myślami, a więc i nad Twoją efektywnością.

Victor Frankl w książce „Człowiek w poszukiwaniu sensu” napisał:

Pomiędzy bodźcem i reakcją jest przestrzeń:
w tej przestrzeni leży wolność
i moc wyboru naszej odpowiedzi.

 

Innymi słowy: Masz możliwość wyboru swojej reakcji.

To jak się dzisiaj będziesz czuć zależy, więc od Ciebie. Chcesz smucić się przeszłością, czy być szczęśliwa? Ja wybieram radość!

Przecież złoszczenie się wymaga energii. Energii, którą mogłabyś użyć w zupełnie inny sposób i wnieść do świata coś pozytywnego i wartościowego.

Zamień “ona mnie denerwuje” na “sama decyduję jak się czuję, a czuję, że chcę działać i realizować swoje cele!”.

 

  1. Uchwyć swoje pomysły

Ile razy zdarzyło Ci się doznać olśnienia na przykład w drodze do pracy? Czy zarejestrowałaś gdzieś ten pomysł, czy pozwoliłaś się mu ulotnić?

Zdarza się, że jakiś pomysł przychodzi nam do głowy tylko raz, dlatego nie pozwól mu się zmarnować, zatrzymaj się i go zapisz. Możesz użyć technologii jak Evernote albo po prostu sięgnąć po papier i długopis.

Tylko upewnij się, że notatka jest w zaufanym miejscu, czyli w systemie. Tak abyś bez trudu ją odnalazła, kiedy będzie Ci potrzebna.

Jeśli nie potrafisz dokładnie wskazać w którym miejscu znajduje się przepis na świąteczne pierniczki, albo gdzie powinnaś zanotować dany pomysł, aby móc go potem (za tydzień lub nawet za rok) odnaleźć, to znak, że Twój system notatek wymaga poprawy. Aby go ulepszyć skorzystaj z informacji zawartych TUTAJ.

Pamiętaj, że biorąc pod uwagę sposób funkcjonowania mózgu wiele pomysłów może Ci przyjść do głowy rano. To dlatego, że podczas fazy REM problemy minionego dnia są procesowanie w mózgu.

Jak zaczniesz zapisywać wszystkie przychodzące Ci do głowy pomysły możesz dostrzec, że im więcej zarejestrujesz pomysłów, tym więcej będzie Ci ich przychodziło do głowy. To prawie tak jakby Twój mózg wiedział, że pomysły są spisywane i wdrażane i dlatego dostarcza Ci ich coraz więcej.

 

  1. Oczyść przestrzeń

Sprzątnij z biurka wszystkie narzędzia niezwiązane z pracą, podlej rośliny, przejrzyj kalendarz i listę zadań, ułóż plan na dzisiaj.

Świadomość co musisz zrobić i że masz narzędzia niezbędne do wykonania tych zadań, pozwoli Ci od razu przystąpić do działania. Ponadto posiadanie dobrze zaopatrzonego, zorganizowanego środowiska pracy, pomoże Ci uniknąć drobnych rozpraszaczy związanych z tym, że musisz przygotować coś niezbędnego do realizacji, np: znaleźć raport, przynieść zszywki itp.

Usuwając bariery, bałagan i zapewniając sobie potrzebne zasoby, oddalasz tendencję do prokrastynacji.

Karen Kingston w książce „Magia porządków z feng shui” napisała, że czyste biurko oznacza czysty umysł, a ten charakteryzuje wszystkich wizjonerów i osoby o szerokich horyzontach. Jeśli jesteś zagrzebany w papierach, ten problem definiuje Twoje życie.

Wysprzątane biurko zwiększa wydajność i kreatywność, a także daje większą satysfakcję z pracy. Doskonałym nawykiem, który warto w sobie wyrobić, jest sprzątanie biurka zawsze po zakończeniu pracy, zaś rano wyjęcie na nie tylko tych rzeczy nad którymi będziesz pracowała danego dnia.

Z psychologicznego punktu widzenia dużo przyjemniej jest zabrać się do pracy, gdy biurko jest czyste i wysprzątane, niż gdy zalegają na nim stosy papierów, które odbierają Ci wszystkie siły, zanim zdążysz cokolwiek zrobić.

Twoje biurko nie powinno być listą zadań. Nie zostawiaj więc na nim rozłożonych papierów, „bo jeszcze nie skończyłam”. Jutro może się okazać, że pilniejsze będzie inne zadanie, po co więc te papiery mają Ci przypominać o przerwanej pracy? Poczucie niedokończonej pracy może obniżać Twoją produktywność zajmując Twoje myśli i wywoływać poczucie porażki. To co nie zostało dokończone umieść w systemie kanban (np. w aplikacji Trello) w rubryce DOING (wykonuję) lub deleguj i przenieś do rubryki MONITORUJ. Jeśli będziesz mieć czas, by przejść do kolejnego zadania wówczas wybierzesz z listy to, co faktycznie jest w danej chwili najważniejsze.

 

  1. Miej stałą rutynę

Działanie w sposób zautomatyzowany nie jest pożądane przy wykonywaniu czynności wymagających uwagi, ale za to świetnie się sprawdza o poranku, kiedy to przez pierwszy moment po przebudzeniu doświadczamy sennej inercji (badania wykazują, że najgorsze jest pierwsze 10 minut od przebudzeniu, trwać może nawet do dwóch godzin). Objawia się ona poczuciem otępienia. Wynika ono z faktu, że, odpowiedzialna za rozwiązywanie problemów i złożone operacje myślowe, kora przedczołowa nie jest w stanie od razu po przebudzeniu osiągnąć pełni swoich możliwości. Zachowuje się raczej jak nierozgrzany silnik, którego efektywność podnosi się wraz z upływem czasu od momentu przebudzenia.

Wniosek z tego taki, że z rana potrzebujemy “rozbiegu”. Wykorzystaj ten moment na wykonanie swojego rytuału. Po wejściu do biura zawsze wykonuję te same czynności:

– Uruchamiam komputer
– Parzę kawę i dzbanek herbaty
– Loguję się
– Przeglądam:
– kalendarz (ustawiam budzik 5 minut przed każdym
zaplanowanym spotkaniem lub telekonferencją
– listę zadań
– kanban
– Na podstawie powyższego przeglądu robię orientacyjny plan dnia
– Działam!

 

Wskazówka:

Częścią Twojej rutyny powinno być oczyszczanie przestrzeni (punkt 3).

 

  1. Zaplanuj przerwę

“Kiedy zrobię zadanie X pójdę na spacer”.

„Po 25 minutach pracy nad projektem ABC zrobię sobie przerwę i zaparzę kawę”.

Planowanie przerw pomaga zapobiegać prokrastynacji, ponieważ praca wykonywana etapami, przedzielonymi nagrodami w postaci przerwy, nie przeraża tak, jak świadomość, że przez 8 godzin nie wstanę od biurka.

Naukowcy dowiedli, że nie bez znaczenia jest to jak spędzamy przerwy ile ich jest, ile trwają i, od którego momentu dnia pracy zaczynamy je robić. Jeśli chcesz wiedzieć jak zaplanować przerwy, które najefektywniej pomogą Ci się zregenerować kliknij TUTAJ.

 

Na zakończenie

Te 5 nawyków jest jak lista składników na pyszne i pożywne śniadanie, które da Ci energię na cały dzień. Pozytywne nastawienie, rejestrowanie swoich pomysłów, oczyszczenie swojej przestrzeni i wypełnianie jej tylko tym co jest niezbędne do wykonania bieżących zadań, posiadanie porannego rytuału i właściwe zarządzanie swoją energią, to prawdziwie energetyczny koktajl.

Wyrobienie w sobie tych 5 nawyków jest jak zasadzenie ziarna, które zaowocuje większą produktywnością i efektywnością w pracy.

Jakie rytuały lub nawyki stosujesz z rana?

 

Przeczytaj również

PERFEKCYJNA PRZERWA, CZYLI CO O PRZERWACH WIEDZĄ N... W tym tygodniu zawitała do Warszawy prawdziwa deszczowa jesień. Prawie nieustająca mżawka spowodowała u mnie spadek formy. W zeszłym miesiącu napisała...
Metoda 90-90-1, czyli jak skoncentrować się na cel... Życie pełne jest dystraktorów odwracających naszą uwagę od głównego celu. Telefony i wpadające do skrzynki odbiorczej maile powodują, że realizujemy c...
TIP OF THE MONTH: STWÓRZ SWÓJ SYSTEM DLA NOTATEK   Notatka to skrótowy zapis najważniejszych informacji. Notatki robimy na spotkaniach, czytając książki. W formie notatki zapisujemy też nasze po...
5 STRATEGII NA ZMINIMALIZOWANIE ROZPRASZACZY W DOM... Dzwonek telefonu, krzyk dzieci, szczekanie psa, buczenie radia - to chyba nie są odgłosy typowe dla biura. Ale dla tych, którzy zdecydowali się na pra...