Zarządzanie sobą w czasie nie powinno być dużym wysiłkiem. A jednak wiele osób uważa, że zarządzanie sobą w czasie jest ciężarem – czymś trudnym do wyegzekwowania od samej siebie. Zarządzanie sobą w czasie nie powinno kosztować Cię więcej wysiłku niż Ci go oszczędza. W końcu chodzi o to, by w ostatecznym rozrachunku zaoszczędzić czas, a nie zużyć go na planowanie. Dlatego zgodnie z zasadą Pareto najlepiej jest robić te 20% rzeczy związanych z zarządzaniem sobą w czasie, które zwiększą Twoją produktywność o 80%.

 

Trudno z dnia na dzień z osoby chaotycznej stać się mistrzynią organizacji. Zmiany warto wprowadzać metodą małych kroków, czyli Kaizen. Dlatego dzisiaj wymienię 5 małych kroków, które pozwolą Ci przy małym wysiłku zrobić więcej.

 

5 małych kroków, które zwiększą Twoją produktywność:

 

  1. Zacznij wcześnie

Wiem, że skowronkowi łatwo mówić o wczesnej pobudce. Każdy ma swój określony chronotyp i nie ma sensu z tym walczyć (najprostszy podział to skowronek lub sowa, ale ogólnie wyróżniamy 4 chronotypy: delfin, wilk, niedźwiedź i lew). Jednak zdarza się, że tkwimy w mylnym przekonaniu na temat swojego chronotypu. Dzieje się tak szczególnie w przypadkach, kiedy zapętlamy się w jakimś nawyku np. kładziemy się późno spać, więc nie mamy siły wstać rano, a ponieważ późno wstaliśmy, to znowu późno kładziemy się spać. W ten sposób skowronek może przeżyć całe życie myśląc, że jest sową. Dlatego proponuję Ci eksperyment: spróbuj kłaść się wcześniej i wcześniej wstawać pamiętając,  że sen powinien trwać ok 7,5 godziny. Przestawienie się na nowy czas wstawania trwa ok 2 tygodni, dlatego ten eksperyment ma sens tylko jeśli jesteś gotowa na to by trwał przez miesiąc. Zwróć uwagę jak po dwóch tygodniach będziesz się czuła rano, a jak wieczorem. Czy lepiej pracuje Ci się przy wczesnych pobudkach czy wtedy kiedy wstawałaś późno? Jeśli lubisz pracę w ciszy i spokoju to możesz docenić wczesne wstawanie, ponieważ oznacza ono pracę zanim inni dotrą do biura, albo zanim domownicy się obudzą – jeśli pracujesz w domu.

Jednak pamiętaj: nic na siłę. Mimo podjętej próby może się okazać, że i tak najbardziej efektywna jesteś wieczorami. Kiedy się upewnisz, że tak właśnie jest, to nie walcz z tym, tylko postaraj się w miarę możliwości dostosować swój plan dnia, do swojego naturalnego rytmu dobowego.

 

  1. Sprawdź kalendarz i listę najbliższych kroków

Każdy dzień zaczynaj od sprawdzenia kalendarza. Jeśli jest coś co musisz zrobić konkretnie tego dnia, to powinno być tam zapisane. Kiedy już wiesz ile Twojego dnia pracy pochłoną spotkania, możesz zacząć planować pozostały czas. W tym celu potrzebna Ci będzie lista najbliższych działań.

Dzięki temu zyskasz pełen obraz pracy do wykonania danego dnia i pozwoli Ci to na odpowiednie zaplanowanie pracy.

 

  1. Wybierz zadanie, które musi zostać wykonane dzisiaj (must do)

Wybierz 3 zadania, które muszą zostać wykonane dzisiaj, albo mają wysoki priorytet. Te zadania musisz wykonać dzisiaj choćby nie wiem co. Oczywiście jeśli dany dzień masz napakowany spotkaniami, to tych zadań wybierasz odpowiednio mniej.

 

  1. Jednozdaniowość

Wielozadaniowość (Multi-tasking) to gwarancja rozpoczęcia wielu zadań i pozostawienia ich nieukończonymi. Nie zaczynaj kolejnego zadania dopóki nie skończysz tego nad czym obecnie pracujesz.

 

  1. Powiedz „nie”

Chroń swój czas! Za każdym razem, kiedy zgadzasz się komuś pomóc, przyjmujesz na siebie dodatkowe zobowiązanie. Zanim oddasz komuś swój czas upewnij się, że jest to spójne z Twoimi priorytetami.

 

Twoje zarządzanie sobą w czasie nie musi być przytłaczającym i złożonym systemem. Małe wskazówki i triki często pozwalają zrobić najwięcej.

Jakie jedno małe działanie polepszające twoją organizację i produktywność stosujesz każdego dnia?

Przeczytaj również

PERFEKCYJNA PRZERWA, CZYLI CO O PRZERWACH WIEDZĄ N... W tym tygodniu zawitała do Warszawy prawdziwa deszczowa jesień. Prawie nieustająca mżawka spowodowała u mnie spadek formy. W zeszłym miesiącu napisała...
4 narzędzia zarządzania czasem, których nie miał B... Czy pamiętacie uroczego białego królika z "Alicji w Krainie Czarów"? Ów roztrzepany jegomość wiecznie się gdzieś spieszył, a raz nawet zapomniał z dom...
TIP OF THE MONTH: WSTAŃ! Czy chciałabyś, aby Twoje biurko było wysokim blatem, przy którym pracuje się stojąc (tzw. stojące biurka)? Kiedy ostatnio zobaczyłam coś takiego w of...
ZWIĘKSZ SWOJĄ PRODUKTYWNOŚĆ W 25 MINUT! Jestem przedsiębiorcą i pracuję w domu, rzadziej w biurze i wiem jak czasem trudno samemu zorganizować sobie czas i pracę, szczególnie na początku. Mi...