Czy pamiętacie uroczego białego królika z “Alicji w Krainie Czarów”? Ów roztrzepany jegomość wiecznie się gdzieś spieszył, a raz nawet zapomniał z domu swoich białych rękawiczek. Czy Wy też czasem czujecie się jakbyście były tym białym królikiem? Jeśli tak to może brakuje Wam tego, czego nie miał też i królik, czyli czterech narzędzi zarządzania czasem. 

  • Kalendarz

    Są tacy, którzy zapytani o kalendarz mówią, że owszem mają – taki w outlook’u. Jeśli Ty też korzystasz tylko z tej formy kalendarza, to czas rozważyć zmianę. Nie wyobrażam sobie jak można efektywnie działać nie mając przy sobie tak podstawowego narzędzia zarządzania czasem jakim jest terminarz.Każdy smartphon ma kalendarz i to już jest coś. W i-Phonie np. można prowadzić kilka równoległych terminarzy, co może być przydatne dla rodzica, który musi czasem sprawdzić gdzie powinno być w danej chwili dziecko, a funkcja przypomnień jest genialna. Niektóre smartfony dają też możliwość zsynchronizowania kalendarzy z resztą rodziny. Jeśli jednak Twój telefon nie ma takiej funkcji, to nic straconego. Odpowiednia aplikacja załatwi sprawę. Jedna z najlepszych aplikacji jakie testowałam to cozy. Rozkład dnia każdego członka rodziny nałożony jest na jeden graf, zaś uczestnicy zaznaczeni są „swoimi” kolorami. Są oczywiście przypomnienia, plan na cały tydzień przesyłany jest mailem, jest funkcja listy zakupów i tzw. TO-DO (o którym będzie w następnym punkcie), a cała platforma współpracuje z outlook’iem.

  • Kalendarz oczywiście może być papierowy i ja właśnie z takiej formy korzystam. Kiedyś wystarczał mi mały kalendarzyk, potem przestawiłam się na ten w i-phonie, bo to zawsze mniej o jedną rzecz w torebce, a przypomnienia ratowały mi czasem tyłek. Smartphon był jednak dobry, dopóki do ogarnięcia miałam tylko moją strefę prywatną i pracę. Odkąd pojawiła się Di. Powróciłam do kalendarza papierowego, a to dlatego, że mam tak dużo rzeczy do wpisywania, że szybciej idzie mi kiedy to robię na papierze. Inna kwestia to to, że terminarz papierowy daje nam dodatkową możliwość rysowania w nim, czy oznaczania szczególnych dla nas dat, a mi akurat sprawia przyjemność dodawanie tych małych akcentów (*^_^*).

 

Lista rzeczy do zrobienia, czyli tzw. TO DO

Niektórzy twierdzą, że zapisywanie, rzeczy które mają zrobić, jest marnowaniem czasu. Ja jednak jestem zdania, że dzięki sporządzeniu listy uwalniamy umysł (nie musimy pamiętać, co mieliśmy zrobić) i możemy całą naszą uwagę przelać na bieżące zadanie, co zwiększy z pewnością naszą wydajność i skróci czas wykonywania tej czynności.

Można nawet pójść o krok dalej i zrobić sobie taką listę rzeczy, które musimy wykonać danego dnia, co wpływa na naszą mobilizację do działania przez cały dzień.

Nie będę Wam doradzać w jakiej formie powinna być ta lista. Może to być aplikacja na telefonie, czy tablecie, ale równie dobrze sprawdzi się kartka papieru. Osobiście TO DO’sy wpisuję do terminarza, ponieważ chcę mieć wszystko w miarę w jednym miejscu. Luźno latające karteczki mogą się nie sprawdzić, ponieważ a) możesz je zgubić, b) bo możesz zapomnieć czy już to zrobiłaś (wierzcie mi, że w dużym natłoku zadań tak się zdarza). Innym pomysłem na papierową listę jest zeszyt, który poświęcisz tylko na zapisywanie zadań.

Zadania wykonane „odhaczam” lub wykreślam pojedynczą kreską, aby, w razie potrzeby, móc sprawdzić co zostało już zrobione.

 

  • Notes z adresami

     Ten kto wszystkie swoje kontakty trzyma tylko w telefonie, ten chyba lubi adrenalinę i marnowanie czasu. Jeśli ktoś z Was chociaż raz stracił telefon, a wraz z nim wszystkie kontakty ten wie o czym mówię. Odtworzenie listy kontaktów na ogół jest niemożliwe, a przynajmniej bardzo pracochłonne. Dlatego mam w domu notes, w którym trzymam wszystkie telefony i adresy jakie zgromadziłam w swoim życiu. Kiedy musiałam odtworzyć listę kontaktów na telefonie nie przepisywałam wszystkiego lecz tylko te „namiary”, z których w ostatnich trzech latach choć raz skorzystałam. Inna sprawa, że to było dawno, a teraz mamy tak genialne możliwości jak backup telefonu na komputerze. Tak czy owak komputery też lubią nawalać, dlatego podstawą jest regularne kopiowanie danych z telefonu, oraz spisywanie kontaktów do notesu, lub trzymanie kopii na dysku zewnętrznym. Genialnym rozwiązaniem jest aplet w aplikacji IFTTT, który automatycznie kopiuje nowo zapisane kontakty do arkusza google.

  • Podobnie jak w przypadku kalendarza, błędem jest trzymanie kontaktów tylko w outlook’u. W końcu ile razy Wam się zdarzyło, że musieliście zadzwonić do kogoś nie mając dostępu do komputera (że nie wspomnę o zawodności i kradzieżach tych urządzeń)?

  • Notes

  • Brzmi banalnie? No to zastanówcie się gdzie (w/na czym) robicie notatki? Na przypadkowych kartkach? Jeśli nie macie potem problemu z odnalezieniem tych kartek to gratuluję. Ludzie, często myślą, że notes nie ma nic wspólnego z zarządzaniem czasem, ja jednak uważam, że wręcz przeciwnie. Marnotrawieniem czasu jest poszukiwanie notatek ze spotkania, albo co gorsza (jeśli się nie znalazły), próba ich odtworzenia (dzwonienie do innych uczestników z prośbą o ich przesłanie, albo stanie nad kserokopiarką i ich powielanie). Dlatego sugeruję założenie zeszytu, który służyć będzie tylko do robienia notatek. W moim przypadku najlepiej sprawdzał się zeszyt z przekładkami, dzięki czemu notatki były usystematyzowane. Wygodne są również notesy z numerowanymi stronami np. Moleskine. Daje to możliwość zrobienia spisu treści i tym samym szybkiego znalezienia poszukiwanych notatek. 

  • Tradycyjnie i tutaj jest możliwość zastosowania narzędzia elektronicznego np. Evernote, czy OneNote.

Być może ktoś z Was się ze mną nie zgodzi i świetnie funkcjonuje bez któregoś z wymienionych powyżej narzędzi. Jeśli tak, to dobrze. Chodzi przecież o to by usprawnić własne funkcjonowanie, a nie je utrudnić. Dlatego jeśli ktoś woli formę papierową, to wierzcie mi, że nie ma sensu na siłę próbować przyzwyczaić się do najnowszej aplikacji. Każdy musi odnaleźć swój sposób na zarządzanie swoim czasem, a to jest tylko propozycja.

Przeczytaj również

14 SPOSOBÓW NA POKONANIE WIELOZADANIOWOŚCI Wiele osób z dumą mówi o sobie, że potrafi wykonywać wiele zadań na raz dzięki czemu są bardzo produktywni. Nawet nie zdają sobie sprawy jak bardzo si...
TIP OF THE MONTH: GUMOWA KACZUSZKA DO ZADAŃ SPECJA... Czy Ty też tak masz, że nie mogąc znaleźć rozwiązania jakiegoś problemu szukasz pomocy u współpracowników lub domowników? Zaczynasz opisywać im proble...
11 WSKAZÓWEK BY NIE CZUĆ PRZYTŁOCZENIA BĘDĄC BLOGU... Follow my blog with Bloglovin W 2014 roku z 9-miesięcznym dzieckiem na kolanach założyłam bloga, którego misją jest pomoc kobietom w stworzeniu sob...
TIP OF THE MONTH: WYPEŁNIJ SWÓJ KALENDARZ ZANIM ZR... Kiedy otwieram rano kalendarz i widzę, że tego dnia wypełniona jest każda minuta, to czuję przygniatający mnie ciężar, bo już wiem, że ten dzi...